La fatturazione elettronica
Sintesi dei principali adempimenti previsti dalla normativa in materia di fatturazione elettronica
Dal 31/03/2015 chiunque abbia rapporti commerciali con una Pubblica Amministrazione è tenuto alla presentazione della fattura in formato elettronico. Esistono, però, precisi adempimenti di legge sulla modalità di emissione e conservazione di tali particolari fatture.
I fornitori che cedono beni e servizi alla P.A. dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Le P.A. non potranno accettare fatture spedite o consegnate su carta, nè potranno procedere ad alcun pagamento, siano alla trasmissione della fattura elettronica.
L’art. 6 co. 6 del DM 3.4.2013 n. 55 prevede infatti che, trascorsi tre mesi dalla data di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica, le Pubbliche Amministrazioni non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico. Anche con riferimento alla decorrenza del 31.3.2015 dovrebbe valere il periodo di transizione, previsto dalla circ. Min. Economia e Finanze e Presidenza del Consiglio dei Ministri 31.3.2014 n. 1 (§ 4), di tre mesi decorrenti dal 31.3.2015 per le Amministrazioni locali e le amministrazioni centrali non interessate dalla decorrenza del 6.6.2014, durante il quale:
I fornitori non possono più emettere fatture in forma cartacea; le Pubbliche Amministrazioni possono invece accettare e pagare fatture emesse in forma cartacea, prima della data di decorrenza dell’obbligo di fattura elettronica, in considerazione del fatto che il momento di ricezione della fattura cartacea è normalmente successivo a quello di emissione;
una volta ricevuta la fattura, all’interno della Pubblica Amministrazione committente si instaura una procedura amministrativa volta alla verifica di quanto esposto in fattura, e solo se la verifica si conclude positivamente l’Amministrazione procede al pagamento (sono comunque fatte salve le disposizioni vigenti in materia di termini di pagamento delle fatture).
Caratteristiche della fattura elettronica
La fattura elettronica deve avere una numerazione diversa dalla fattura "tradizionale" e deve riportare ulteriori informazioni, ad integrazione del contenuto di natura fiscale previsto dagli artt. 21 e 21-bis del DPR 633/72:
Ai sensi dell’art. 3 co. 2 del DM 3.4.2013 n. 55, tra gli elementi essenziali che devono essere obbligatoriamente riportati nella fattura elettronica, il Codice Univoco Ufficio che identifica la pubblica amministrazione che deve ricevere la fattura. Il Codice è attribuito dall’Agenzia per l’Italia Digitale e l’indice completo è consultabile sul sito sito www.indicepa.gov.it. Qualora previsto, inoltre, è obbligatorio indicare nella fattura il Codice Identificativo Gara che contraddistingue gli affidamenti effettuati dalla PA.
Ai sensi dell’art. 6 del DM 17.6.2014, le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del DM 17.6.2014 in esame.
A norma dell’art. 2 del DM 23.1.2015 (pubblicato sulla G.U. 3.2.2015 n. 27), i soggetti passivi che effettuano operazioni con il meccanismo dello "split payment" sono tenuti ad emettere fattura con esposizione dell’IVA, recante l’annotazione "scissione dei pagamenti".
tali dati devono essere rappresentati in un file in formato XML.
Il documento deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa vigente in materia.
Trasmissione delle fatture elettroniche
La L. 244/2007, istitutiva dell’obbligo, prevede che le fatture elettroniche siano veicolate tramite il Sistema di Interscambio (SID).
All’atto della ricezione di una fattura elettronica e una volta superati i controlli previsti per la fattura stessa, il SDI provvede ad inoltrarla al competente ufficio dell’Amministrazione committente, identificato tramite il codice univoco riportato nella fattura medesima.
In funzione dell’esito di tale inoltro, il SDI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura:
- una ricevuta di consegna, in caso di esito positivo;
- una notifica di mancata consegna, in caso di esito negativo.
La trasmissione della fattura al SDI e da questi all’Amministrazione destinataria avviene con un sistema di posta elettronica certificata (PEC).
L’invio delle fatture può essere effettuato direttamente dal fornitore o tramite intermediari; analogamente, le Pubbliche Amministrazioni destinatarie possono ricevere direttamente le fatture, oppure avvalersi di intermediari.
Il SDI attesta l’avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull’invio di ricevute e notifiche, anch’esse predisposte secondo un formato XML.
Emissione delle fatture elettroniche
L’art. 2 co. 4 del DM 55/2013 stabilisce che la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72, e ricevuta dalle Amministrazioni destinatarie "solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna" da parte del SDI.
Conservazione delle fatture elettroniche
L’art. 1 co. 209 della L. 244/2007, nell’istituire l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, prevede l’adozione di procedure elettroniche anche in relazione agli ulteriori adempimenti di archiviazione e conservazione delle fatture.
Con specifico riferimento all’obbligo di conservazione elettronica, la circ. Agenzia delle Entrate 24.6.2014 n. 18 precisa che, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il suddetto obbligo vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.
I fornitori che cedono beni e servizi alla P.A. dovranno trasmettere solo fatture elettroniche in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Le P.A. non potranno accettare fatture spedite o consegnate su carta, nè potranno procedere ad alcun pagamento, siano alla trasmissione della fattura elettronica.
L’art. 6 co. 6 del DM 3.4.2013 n. 55 prevede infatti che, trascorsi tre mesi dalla data di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica, le Pubbliche Amministrazioni non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico. Anche con riferimento alla decorrenza del 31.3.2015 dovrebbe valere il periodo di transizione, previsto dalla circ. Min. Economia e Finanze e Presidenza del Consiglio dei Ministri 31.3.2014 n. 1 (§ 4), di tre mesi decorrenti dal 31.3.2015 per le Amministrazioni locali e le amministrazioni centrali non interessate dalla decorrenza del 6.6.2014, durante il quale:
I fornitori non possono più emettere fatture in forma cartacea; le Pubbliche Amministrazioni possono invece accettare e pagare fatture emesse in forma cartacea, prima della data di decorrenza dell’obbligo di fattura elettronica, in considerazione del fatto che il momento di ricezione della fattura cartacea è normalmente successivo a quello di emissione;
una volta ricevuta la fattura, all’interno della Pubblica Amministrazione committente si instaura una procedura amministrativa volta alla verifica di quanto esposto in fattura, e solo se la verifica si conclude positivamente l’Amministrazione procede al pagamento (sono comunque fatte salve le disposizioni vigenti in materia di termini di pagamento delle fatture).
Caratteristiche della fattura elettronica
La fattura elettronica deve avere una numerazione diversa dalla fattura "tradizionale" e deve riportare ulteriori informazioni, ad integrazione del contenuto di natura fiscale previsto dagli artt. 21 e 21-bis del DPR 633/72:
Ai sensi dell’art. 3 co. 2 del DM 3.4.2013 n. 55, tra gli elementi essenziali che devono essere obbligatoriamente riportati nella fattura elettronica, il Codice Univoco Ufficio che identifica la pubblica amministrazione che deve ricevere la fattura. Il Codice è attribuito dall’Agenzia per l’Italia Digitale e l’indice completo è consultabile sul sito sito www.indicepa.gov.it. Qualora previsto, inoltre, è obbligatorio indicare nella fattura il Codice Identificativo Gara che contraddistingue gli affidamenti effettuati dalla PA.
Ai sensi dell’art. 6 del DM 17.6.2014, le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del DM 17.6.2014 in esame.
A norma dell’art. 2 del DM 23.1.2015 (pubblicato sulla G.U. 3.2.2015 n. 27), i soggetti passivi che effettuano operazioni con il meccanismo dello "split payment" sono tenuti ad emettere fattura con esposizione dell’IVA, recante l’annotazione "scissione dei pagamenti".
tali dati devono essere rappresentati in un file in formato XML.
Il documento deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa vigente in materia.
Trasmissione delle fatture elettroniche
La L. 244/2007, istitutiva dell’obbligo, prevede che le fatture elettroniche siano veicolate tramite il Sistema di Interscambio (SID).
All’atto della ricezione di una fattura elettronica e una volta superati i controlli previsti per la fattura stessa, il SDI provvede ad inoltrarla al competente ufficio dell’Amministrazione committente, identificato tramite il codice univoco riportato nella fattura medesima.
In funzione dell’esito di tale inoltro, il SDI rilascia al soggetto che ha inviato la fattura:
- una ricevuta di consegna, in caso di esito positivo;
- una notifica di mancata consegna, in caso di esito negativo.
La trasmissione della fattura al SDI e da questi all’Amministrazione destinataria avviene con un sistema di posta elettronica certificata (PEC).
L’invio delle fatture può essere effettuato direttamente dal fornitore o tramite intermediari; analogamente, le Pubbliche Amministrazioni destinatarie possono ricevere direttamente le fatture, oppure avvalersi di intermediari.
Il SDI attesta l’avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull’invio di ricevute e notifiche, anch’esse predisposte secondo un formato XML.
Emissione delle fatture elettroniche
L’art. 2 co. 4 del DM 55/2013 stabilisce che la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72, e ricevuta dalle Amministrazioni destinatarie "solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna" da parte del SDI.
Conservazione delle fatture elettroniche
L’art. 1 co. 209 della L. 244/2007, nell’istituire l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, prevede l’adozione di procedure elettroniche anche in relazione agli ulteriori adempimenti di archiviazione e conservazione delle fatture.
Con specifico riferimento all’obbligo di conservazione elettronica, la circ. Agenzia delle Entrate 24.6.2014 n. 18 precisa che, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, il suddetto obbligo vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.
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