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La contabilità si automatizza con “boxmydox”

Boxmydox, la prima ed innovativa applicazione che “pre-contabilizza” le fatture senza l’utilizzo di “OCR”, “barcode” o “tracciati semantici”!

La contabilità si automatizza con “boxmydox” - Boxmydox, la prima ed innovativa applicazione che “pre-contabilizza” le fatture senza l’utilizzo di “OCR”, “barcode” o “tracciati semantici”!

Al giorno d’oggi, in un sistema fiscale - amministrativo a volte oggettivamente troppo lento e farraginoso, la contabilità aziendale rappresenta più un peso, ed un costo, piuttosto che un mero semplice adempimento come dovrebbe essere. Sono sempre di più gli adempimenti che l’Amministrazione finanziaria impone alle aziende e ai consulenti addossandone e ribaltandone, così, i relativi costi. In tale contesto non ci si può più permettere che la contabilità rappresenti un onere aggiuntivo che porta via tempo al consulente e denaro all’imprenditore

  

UCS-CEA propone e si avvale di potenti e sicuri sistemi di contabilizzazione ed archiviazione elettronica di ultima generazione davvero all’avanguardia che permettono, statistiche alla mano, da un lato di ridurre i tempi e i costi di contabilizzazione di almeno un 30% e dall’altro di ridurre a valori veramente esigui i costi di conservazione dei documenti

  

Attraverso l’applicativo contabile “boxmydox” (www.boxmydox.com) è possibile effettuare la pre-contabilizzazione del documento. Infatti tale strumento non utilizza i tradizionali metodi di input dati come ad esempio il “barcode” (codice a barre) oppure l’”OCR” (optical character recognition) ma si basa su un rivoluzionario sistema strutturato sostanzialmente in 4 fasi. La prima consiste nella scansione del documento contabile e quindi la dematerializzazione dello stesso. Tale documento, in formato “pdf” (portable document format), viene poi inviato in una inbox dedicata, ossia una mail dove transitano tutti i documenti contabili del soggetto in questione. A questo punto può partire la fase 2, ossia la pre-contabilizzazione del documento che consiste, molto semplicemente, nell’indicare 4 campi essenziali quali la denominazione del soggetto emittente la fattura, il tipo di documento trattato, il tipo di costo o ricavo trattato e l’importo della fattura. È evidente come questa fase non richieda specifiche competenze contabili e possa essere eseguita da chiunque. La fase successiva rappresenta la vera e propria contabilizzazione del documento che viene portata a termine da un operatore contabile il quale controlla il documento (sempre visibilmente consultabile) ed immette i dati necessari ad eseguire la scrittura contabile. Una volta contabilizzati ed approvati tutti i documenti, viene creato un flusso dati il quale, nella quarta ed ultima fase del processo, è trasferito direttamente al programma contabile interno usato abitualmente. Infatti la forza di questo sistema è che si può interfacciare alla maggior parte dei programmi di contabilità usati nel mercato e non è quindi necessario cambiare software. Un vero vantaggio sia dal punto economico che di tempo per la formazione. A questo punto il proprio software contabile ha tutti gli elementi per eseguire, in modo automatico, la registrazione

Evidenti i vantaggi in termini di tempo, di praticità e di costi. Infatti si riducono drasticamente i tempi dedicati alla contabilizzazione del documento, non è più necessario portare fisicamente i documenti in studio dal commercialista per il quale, oltretutto, non vi è un costo aggiuntivo ma solo indiscutibili vantaggi. 

  

Argomento strettamente collegato è poi la “conservazione sostitutiva” di tutti questi documenti, ossia la procedura, regolamentata dalla Legge italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA 11/2004). 

  

Conservare digitalmente significa, sostanzialmente, sostituire i documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale che viene riprodotto nella forma e nel contenuto e reso, di fatto, conforme all’originale attraverso la firma digitale e la marca temporale. È, infatti, solo la firma digitale che permette di dare paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale la quale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Con l’introduzione delle recenti normative sulla conservazione sostitutiva, il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali. 

  

Il futuro è inesorabilmente proiettato verso un uso della carta pari a zero. È solo una questione di tempo affinché tutti i documenti contabili debbano essere, per Legge, prodotti e conservati digitalmente. Nell’ambito della Pubblica Amministrazione, ad esempio, è recentissima l’introduzione dell’obbligo di emissione di fattura elettronica. Infatti dal 31 marzo 2015 è stato esteso a tutte le PA l’obbligo di fatturazione elettronica, relativo alle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate dalle imprese. Gli Enti locali, quindi, non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, così come già fanno i Ministeri, le agenzie fiscali ed gli enti nazionali di previdenza e assistenza che utilizzano la fatturazione elettronica già dallo scorso 6 giugno 2014. 

  

Per rispondere a tale esigenza, a “boxmydox” si affianca un potente ed innovativo applicativo, “Myo” (www.myo.io), altrettanto utile ed efficiente. Tale applicativo permette di archiviare sostitutivamente qualsiasi documento. Ogni documento è immediatamente rintracciabile e consultabile attraverso l’uso di una ricerca ipertestuale velocissima ed efficiente. Ogni documento è consultabile da tutti gli utenti con i quali lo si vuol condividere. Il funzionamento è molto simile a quello utilizzato dai principali social network (ad esempio facebook) e funziona per “invito”. Non è quindi più necessario inviare i documenti ad uno specifico indirizzo mail, ma è sufficiente inviare un invito ad accedere ad uno spazio di condivisione comune, nel quale saranno visibili solo i documenti voluti (tecnicamente chiamato “board”). È possibile trovare un documento anche di dieci anni fa’ in pochi secondi, digitando una qualsiasi parola contenuta nel testo dello stesso. La sicurezza di accesso a questi dati e di conservazione degli stessi è massima. È previsto un sistema di copia “rindondante”: i dati vengono automaticamente e periodicamente copiati in 3 servers, sparsi nel mondo, con sistemi di sicurezza ed anti hackeraggio di concezione militare. 

  

Insomma, l’uso combinato di queste due rivoluzionarie applicazioni permette veramente di ridurre sensibilmente costi e tempi della contabilità, di recuperare tempo prezioso per dedicarsi alla propria azienda e ai propri clienti, di eliminare definitivamente la carta e di ottenere una banca dati documentale sempre a disposizione in qualsiasi parte del mondo ci si trovi. 

  

Per qualsiasi informazione e chiarimento sull’argomento trattato o per fissare un appuntamento con i nostri esperti, UCS-CEA è sempre disponibile ai recapiti indicati nel profilo di studio.

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