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Consulenza e assistenza fiscale e tributaria

La differenza tra caparra e acconti negli alberghi

Un vademecum per la giusta contabilizzazione e registrazione in base alle disposizioni di legge

La differenza tra caparra e acconti negli alberghi - Un vademecum per la giusta contabilizzazione e registrazione in base alle disposizioni di legge

Spesso la questione caparre ed acconti è fonte di dubbi e perplessità da parte dei nostri clienti albergatori. Abbiamo pensato quindi di preparare una semplice guida per chiarirne il funzionamento e soprattutto quale è il comportamento corretto da tenere per non incorrere in evitabili errori (e sanzioni).
La caparra: L'art. 1385 del Codice Civile dispone: Se al momento della conclusione del contratto una parte dà all’altra, a titolo di caparra, una somma di danaro o una quantità di altre cose fungibili, la caparra, in caso di adempimento, deve essere restituita o imputata alla prestazione dovuta.
Se la parte che ha dato la caparra è inadempiente, l’altra può recedere dal contratto, ritenendo la caparra; se inadempiente è invece la parte che l’ha ricevuta, l’altra può recedere dal contratto ed esigere il doppio della caparra.
Se però la parte che non è inadempiente preferisce domandare l’esecuzione o la risoluzione del contratto, il risarcimento del danno è regolato dalle norme generali.
E' evidente che l’albergatore preferirà richiedere al cliente una caparra invece che un acconto proprio per meglio tutelarsi in caso di mancato adempimento del contratto.
Quando incasso la caparra.
Al momento dell’incasso non è necessario emettere alcun documento: la caparra pertanto non è soggetta ad emissione di ricevuta fiscale (ris. Min. 411673 del 19.05.1977).
L’operazione deve però transitare nella contabilità (ordinaria. Non è necessaria alcuna rilevazione in contabilità semplificata). E' pertanto necessario predisporre un prospetto che tenga conto della movimentazione (entrata/uscita) della caparra. 
Quando il cliente paga il conto è necessario emettere la ricevuta fiscale.
Attenzione: il momento del pagamento del conto può coincidere con la partenza o meno del cliente. La ricevuta va emessa al momento del pagamento e non al momento della partenza. Il cliente dell’esercizio turistico lascerà comunque l’hotel con il proprio documento fiscale nel quale sarà riportata la durata del soggiorno che, ovviamente, questa sì, coinciderà con la data di partenza (soggiorno dal . al ..).
La ricevuta fiscale deve essere emessa per il totale della prestazione fornita (quindi al lordo della caparra incassata).
Si consiglia altresì:
- Di indicare sulla ricevuta fiscale il nome del cliente
- Di indicare la data e soprattutto l’importo della caparra incassata
- Di allegare al documento lo scontrino del POS o della carta di credito (se incassato tramite questi mezzi di pagamento)
Tutto ciò renderà agevole ricostruire le movimentazioni dei corrispettivi in caso di controllo.
Quando il cliente non arriva si ha un caso di mancato adempimento del contratto (impossibilità del cliente ad usufruire della prenotazione per qualsiasi motivo quale malattia, imprevisto, no show ecc.) l’albergatore non è obbligato alla restituzione della caparra, ma può incamerarla quale indennizzo.
Non va emessa alcuna ricevuta fiscale.
Rimane invece sottinteso che tale somma va comunque dichiarata ai fini delle imposte dirette quale ricavo dell’attività e pertanto sul prospetto delle caparre andrà indicato che l’importo è stato incamerato a titolo di indennizzo.
L’acconto: non costituisce una garanzia del contratto, ma rappresenta un pagamento anticipato della prestazione di servizio.
Quando lo incasso è soggetto a ricevuta fiscale che l’albergatore è obbligato ad emettere immediatamente al momento dell’incasso (art. 6 comma 4 del D.P.R. 633/1972).
Attenzione: l’estratto conto bancario e/o postale va controllato giornalmente per verificare quali e quante ricevute fiscali vanno emesse a fronte di acconti pervenuti. Particolare attenzione va posta quindi durante la stagione. Infatti può accadere che sia necessario emettere una ricevuta fiscale per le prestazioni fornite ad un cliente in una certa data ma, se per caso, è stato accreditato sul conto corrente bancario un acconto nei giorni precedenti del quale non ci si è accorti, si rischia di emettere, per quest’ultimo, una ricevuta fiscale in ritardo con tutti le conseguenze sanzionatorie del caso.
Si consiglia:
- Di indicare sulla ricevuta fiscale il nome del cliente
- Di allegare al documento lo scontrino del POS o della carta di credito (se incassato tramite questi mezzi di pagamento)
- Quando il cliente paga il conto (contratto adempiuto).
In questo momento è necessario emettere la ricevuta fiscale.
Attenzione: il momento del pagamento del conto può coincidere con la partenza o meno del cliente. La ricevuta va emessa al momento del pagamento e non al momento della partenza. Il cliente dell’esercizio turistico lascerà comunque l’hotel con il proprio documento fiscale nel quale sarà riportata la durata del soggiorno che, ovviamente, questa sì, coinciderà con la data di partenza (soggiorno dal . al ..).
La ricevuta fiscale deve essere emessa per il totale della prestazione fornita meno l’acconto incassato (quindi al netto della caparra incassata). Sulla ricevuta fiscale si indicherà il totale della prestazione meno l’importo dell’acconto con l’indicazione del numero e della data della ricevuta fiscale emessa a suo tempo per l’incasso dell’acconto.
Quando il cliente non arriva siamo di fronte al mancato adempimento del contratto (impossibilità del cliente ad usufruire della prenotazione per qualsiasi motivo quale malattia, imprevisto, no show ecc.) l’albergatore è obbligato alla restituzione dell’acconto.
Si consiglia:
- di emettere una ricevuta fiscale di storno con la data di restituzione dell’acconto con una registrazione con segno -  sul registro dei corrispettivi.
Attenzione: in caso di incasso di un acconto durante un esercizio contabile (1.1 al 31.12) ma inerente ad una prestazione che si svolgerà in quello successivo (ad esempio acconto per le vacanze di Pasqua 2017 versato in dicembre 2016), esso va dichiarato ai fini delle imposte dirette nell’esercizio 2016 e cioè quando la prestazione sarà ultimata.Tutti gli acconti con tali caratteristiche vanno distintamente annotati e considerati nella redazione del bilancio d’esercizio.

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