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Sistemista

Il gestionale per una società di Ingegneria

Hai la necessità di gestire documenti amministrativi e tecnici? Questi alcuni suggerimenti per una corretta valutazione del prodotto gestionale per te

Il gestionale per una società di Ingegneria - Hai la necessità di gestire documenti amministrativi e tecnici? Questi alcuni suggerimenti per una corretta valutazione del prodotto gestionale per te

“Le esigenze delle aziende sono tutte uguali”.

Questa è la forviante affermazione con la quale tutte le aziende produttrici di gestionali si pongono sul mercato.

La realtà è che quanto affermato è vero parzialmente. Tutte hanno esigenze standard concrete (come fatturazione, acquisti, vendite e magazzino).

Esistono sul mercato una varietà di soluzioni, più o meno costose, che hanno standardizzato queste esigenze tralasciando le particolarità di ogni singola realtà.

Andiamo ad illustrare quali sono i criteri attraverso il quale scegliere il Gestionale rispondente alle vostre esigenze.

I criteri fondamentali per valutare il vostro prodotto sono:

1)      Flessibilità del prodotto

2)      Possibilità di essere personalizzato

3)      Facilità di utilizzo

4)      Rispondenza alle moderne esigenze

5)      Rispondenza alle proprie esigenze (In che percentuale le vostre esigenze vengono soddisfatte?)

Solo dopo aver effettuato una corretta scelta tecnica è doveroso effettuare una valutazione economica nel suo complesso.

Una corretta valutazione non deve soffermarsi sul costo di acquisto ma deve tener presente i costi operativi, intendo i costi di inserimento, ricerca e controllo.

L’errore più grande in cui generalmente si incorre, considerazione fatta personalmente in oltre 30 anni di esperienza, è quella di non considerare il flusso gestionale ed il costo delle risorse interne.

Sottovalutare questi aspetti può renderci meno competitivi sul mercato globale.

Un gestionale che consenta di integrare in un unico ambiente e permetta un interscambio automatico delle informazioni, automatizzando il flusso gestionale, è sicuramente da preferire a sistemi rigidi che non dialogano.

Mi confronto spesso con realtà che non valutano questi aspetti e fanno una valutazione puramente economica del costo di acquisto della soluzione, adottando sistemi specifici che rispondono ad una singola esigenza ma che non dialogando generano costi di gestioni occulti privandoci della possibilità di confrontarci con dati reali.

Oggi, più che mai, i tempi per prendere una decisione sono stretti ed un monitoraggio a 360 gradi è fondamentale per una corretta gestione aziendale.

Uno dei riferimenti basilari della ISO9000, norma che supporta le aziende ad una corretta gestione, è quello del ciclo di Demin che suggerisce al management aziendale di pianificare, fare, controllare e verificare (Plan-Do-Check-Action).

Detto in parole semplici si pianificano delle azioni, si agisce, si effettuano delle verifiche periodiche sulle azioni effettuate tra le aspettative ed i dati reali di consuntivo, effettuando un’analisi approfondita sui punti di forza ma maggiormente sui punti critici con l’obiettivo di valutare quali possono essere le azioni correttive da adottare per fare in modo che si possa raggiungere il traguardo da vincitori.

Significa essere in grado di conoscere la nostra azienda nella sua globalità, conoscere i suoi punti di forza ma anche i suoi punti critici (Es. prodotti sia con alto margine che con basso margine o non remunerativi) di aver fatto un’analisi dei rischi (costi e benefici) e di aver accettato il rischio in maniera consapevole e valutato.

Il supporto degli strumenti informatici snellisce e facilita moltissimo questo compito.

Fondamentale è avere una base informativa completa e ben strutturata che faciliti il monitoraggio.

I gestionali aziendali sono nati e si sono specializzati per gestire gli aspetti aziendali trasversali comuni come L’amministrazione, le Vendite, gli Acquisti il magazzino.

Le Aziende di Ingegneria oltre ad una corretta gestione Amministrativa hanno l’esigenza di una corretta gestione di documenti a corredo (come le specifiche tecniche richieste a fronte di un ordine di acquisto), di conoscere in qualsiasi momento ed in breve tempo i documenti di riferimento di una richiesta.

Avere il controllo di queste situazioni è fondamentale per un grande e necessario risparmio di tempo operativo nella gestione quotidiana aziendale.

Normalmente la gestione documentale di queste aziende ricopre un ruolo importante in termini di costi operativi. La difficoltà gestionale è quella di trovare un ambiente unico in grado di soddisfare il tutto.

Non mi risulta ci sia un prodotto idoneo a soddisfare queste esigenze ma è facile trovare degli ottimi prodotti in grado di soddisfare ampiamente parte del flusso.

Abbiamo degli ottimi gestionali sul mercato, ma nessuno in grado di produrre documenti tecnici.

Abbiamo degli ottimi tools di disegno ma che non fanno contabilità.

Abbiamo degli ottimi prodotti di produttività individuale come Office ma che non fanno contabilità e che non soddisfano le esigenze di un disegno tecnico.

E’ importante avere una risorsa che, comprese le vostre esigenze, sia in grado di disegnare un percorso funzionale delle vostre informazioni e tramutarle in un “disegno architetturale integrato”.

Cos’è un “disegno architetturale integrato”?

E’ delineare la capacità di disegnare il passaggio delle informazioni dall’inizio alla fine del ciclo produttivo consentendo l’utilizzo dello strumento specializzato specifico per quella funzione, ma che allo stesso tempo non perda il controllo dell’obiettivo aziendale che è il controllo e monitoraggio aziendale integrato.

L’obiettivo di “disegno architetturale integrato” significa:

1)      Eliminare le imputazioni di ridondanze

2)      Ottenere una base informativa controllabile

3)      Fornire cruscotti di monitoraggi

Eliminare le imputazioni di ridondanze è importante perché limita le possibilità di errori ed abbatte i costi in termini di tempi (risparmio economico)

Una base dati informativa ben strutturata dispone di tutte le informazioni del processo produttivo, quindi tutte le informazioni utili al management aziendale a supporto delle decisioni.

Questi sono i criteri che sono alla base della scelta di un prodotto gestionale per le esigenze di un cliente che si occupa di ingegneria.
La scelta di un gestionale con funzioni classiche che consenta di poter gestire informazioni documentali (disegni tecnici, Specifiche di prodotto, altra documentazione) e che sia innovativo è sicuramente vincente ed alla lunga sicuramente meno costoso di diversi prodotti non integrati.

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