Apostille, Legalizzazione e Asseverazione: cosa sono e a cosa servono?

Oramai “cittadini del mondo” viviamo quotidianamente l'interazione tra paesi e culture diverse. Necessitiamo regolarmente della corretta autenticazione di documenti per garantire la validità legale e l'accettazione dei documenti in istituti e organizzazioni all'estero. Tre processi cruciali per raggiungere questo obiettivo sono l'apostille, la legalizzazione e l'asseverazione. In questo articolo, esploreremo il significato, la differenza e l'importanza di questi termini nel contesto dei documenti internazionali.

Apostille

- L'apostille è un processo semplificato di autenticazione dei documenti, utilizzato principalmente nei paesi che hanno ratificato la Convenzione dell'Aia del 1961. 
- L'apostille elimina la necessità di ulteriori autenticazioni e legalizzazioni nei paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia, semplificando notevolmente il processo di riconoscimento internazionale.
- L'apostille è un certificato emesso da un'autorità competente nel paese di origine del documento. Esso conferma l'autenticità della firma del funzionario pubblico che ha firmato il documento e, se necessario, la qualifica di tale funzionario. 

In Italia si richiede: 
- alla Prefettura di competenza, se un documento è stato emesso da un ufficio scolastico o universitario, CCIAA, ufficio comunale; 
- alla Procura di competenza, se un documento è stato emesso da una Procura, un tribunale, un notaio, una traduzione asseverata (giurata) in quanto il timbro sul giuramento è apposto dagli uffici di cui sopra.
- il notaio può occuparsi di redigere l’apostille di qualsiasi atto, documento o certificato.

Legalizzazione 

- La legalizzazione è una procedura più completa, coinvolge la conferma dell'autenticità del documento, non solo della firma del funzionario pubblico, ma anche della qualifica di tale funzionario e, in alcuni casi, della validità del sigillo o timbro apposto. 
- La legalizzazione è spesso richiesta nei paesi che non aderiscono alla Convenzione dell'Aia. La legalizzazione coinvolge diverse fasi, inclusa l'approvazione da parte delle autorità locali, la legalizzazione consolare o dell'ambasciata e, in alcuni casi, la traduzione ufficiale del documento.

In Italia gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero. Tali atti e documenti (eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali) devono essere tradotti in italiano e dichiarati conformi all’originale da un traduttore ufficiale oppure dall’ufficio consolare.

Il notaio può occuparsi della legalizzazione di qualsiasi atto, documento o certificato.

Asseverazione 

- L'asseverazione è un atto formale in cui un funzionario autorizzato del Tribunale, il Giudice di Pace, un notaio pubblico, certificano che il documento tradotto è vero e accurato, sulla base della sua conoscenza e osservazione personale. 
- L’asseverazione aggiunge un ulteriore livello di affidabilità e autenticità al documento. 
- L'asseverazione è spesso richiesta per documenti come dichiarazioni giurate, attestati, contratti e testimonianze, ed è particolarmente rilevante nei contesti giuridici e legali.

In Italia ci sono traduttori che prestano giuramento della traduzione liberamente e “periti del tribunale”.

Il notaio può occuparsi di esplicare questa formalità per qualsiasi atto, documento o certificato.

L'apostille, la legalizzazione e l'asseverazione sono processi fondamentali per garantire che i documenti siano validi e riconosciuti a livello internazionale. La scelta tra questi processi dipende dal paese di destinazione e dalla Convenzione applicabile. La comprensione di questi concetti è essenziale per chiunque debba autenticare documenti per l'uso in un contesto internazionale, garantendo così la validità legale e l'accettazione senza intoppi dei documenti all'estero.