Dal cartaceo al digitale: la “gestione” del futuro


Digitalizzare un’azienda dematerializzando tutto il cartaceo comporta notevoli risparmi, oltre ad essere in alcuni casi obbligatorio per legge
Dal cartaceo al digitale: la “gestione” del futuro

Fatture, documenti interni, prospetti e altro ancora. Tutti documenti che costituiscono una mole importante di carta all’interno di un’azienda, da consultare e...da conservare.

Potrà sembrare un concetto banale, ma è proprio così: dematerializzare tutto il cartaceo di un’azienda ha notevoli vantaggi, primo tra tutti un ingente risparmio di costi.Il passaggio dal cartaceo al digitale consente di poter contenere migliaia di documenti (in costante aumento tra l’altro) in pochissimo spazio.

Innanzitutto, non occorrerà più dover adibire locali o parte di essi alla conservazione dei documenti. E ciò consentirà un risparmio nell’acquisto di arredo e cancelleria appositi, come armadi, scaffalature, schedari, faldoni, raccoglitori, ecc...Inoltre, si avrebbe un indotto risparmio dovuto al minor costo del personale che si occupa proprio della conservazione e gestione dei documenti aziendali.

Altro vantaggio altrettanto importante da non sottovalutare è la maggior facilità di ricerca della documentazione in formato digitale piuttosto che in quello cartaceo. Ricercare un fascicolo, una fattura o un altro qualsiasi dato è molto più semplice attraverso una query su computer piuttosto che scartabellando tra faldoni e archivi. Con, tra l’altro, un notevole risparmio di tempo che si traduce in un conseguente aumento della produttività del personale.

Inoltre, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria nel caso di rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione, il passaggio dal cartaceo al digitale è una scelta obbligata.La strada, quindi, è già ben delineata. L’orientamento corrente, culturale e legislativo, e lo sviluppo costante tecnologico rendono i nuovi strumenti di emissione e conservazione dei documenti (quali l’archiviazione ottica, l’archiviazione informatica, la fatturazione elettronica, ecc...) gli elementi rilevanti del futuro aziendale.

Archiviare non significa, però, banalmente salvare su pc e fare il backup. Archiviare significa conservare tutta la documentazione aziendale utilizzando procedimenti che garantiscano la giusta organizzazione di archiviazione, il controllo, la salvaguardia e la sicurezza informatica. Per ogni tipo di documento digitale archiviato è necessario indicare se sia un documento in entrata o in uscita, la tipologia di documento (fattura, preventivo, orine, comunicazione, prospetto, ecc...), data, oggetto, tipo di documento (mail, fax, lettera raccomandata, ecc...).

In sostanza, per trasformare in maniera efficace ed efficiente tutto il cartaceo aziendale in formato digitale occorre analizzare e organizzare tutta una serie di elementi. Per questo, è consigliabile affidarsi a un esperto che possa ritagliare, come un sarto, un gestionale di archivio su misura in base all’attività caratteristica di impresa, alla modalità di lavoro e alle esigenze organizzative e direzionali.

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