Come rendere rilassante e produttivo il lavoro da casa

Negli ultimi mesi, con le limitazioni imposte dall’emergenza COVID, abbiamo scoperto il lavoro da casa, una forma di lavoro presente da molti anni nel mondo, ma generalmente poco usato in Italia. Molte persone hanno avuto modo di scoprirne e valorizzarne i lati positivi, altri lo hanno trovato più faticoso e stressante rispetto alle normali modalità. Cerchiamo di capire insieme come rendere rilassante e produttivo il lavoro da casa.

Per Smart Working, o Lavoro Agile, si intente quella modalità di svolgimento dell’attività lavorativa dalla propria abitazione, invece di essere svolta presso un ufficio nella propria azienda.

Nipote del telelavoro (da cui differisce per importanti ed essenziali elementi), viene normato ufficialmente in Italia con la legge n. 81/ 2017, e pone l'accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l'accordo individuale e sull'utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Nato inizialmente per permettere al lavoratore di poter più agevolmente conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività, si caratterizza per assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.

Pur parlandosene da qualche anno, abbiamo cominciato a conoscerlo in moto massiccio durante il periodo del lockdown, collegato alla pandemia da COVID-19.

Durante questo periodo, l’uso dello Smart Working è stato incentivato per consentire alle persone di poter proseguire la propria attività lavorativa, senza uscire dalle abitazioni, laddove fosse possibile. Al contempo, per molte persone lo Smart Working ha costituito una importante opportunità di poter gestire la situazione domestica, in particolare la presenza dei figli a casa, continuando a percepire un reddito.

Nonostante le migliori intenzioni, lo Smart Working ha evidenziato alcuni limiti. Dal punto di vista tecnologico, ad esempio, vi è stata la necessità di predisporre adeguate postazioni a casa dei lavoratori, per sfruttare modalità di lavoro da remoto, non sempre compatibili con i software adottati dalle aziende.

L’esigenza di lavorare da casa, peraltro fatta senza adeguata preparazione ed in una fase con richieste di attenzioni domestiche maggiori del normale, ha portato alla luce anche problematiche di natura logistica e personale, talvolta fra loro collegate.

Le persone che hanno cominciato a fare Smart Working in questo periodo, infatti, si sono trovate a svolgere la loro attività lavorativa in ambienti non predisposti a quello specifico compito, adattando parti delle loro abitazioni a uffici. Si sono trovate a gestire video conferenze ed incontri professionali, trovandosi ad avere come sfondo la propria cucina o la camera da letto. Soprattutto, con la contemporanea presenza di figli piccoli in casa, si sono trovati a dover condividere tempi e spazi con persone, i loro figli, che richiedevano attenzioni e che spesso non erano consapevoli delle norme formali di comportamento che noi adulti seguiamo sul posto di lavoro.

Questi cambiamenti hanno portato molti a percepire tale modalità di lavoro come più faticosa e meno produttiva del solito: le solite attività, che venivano quotidianamente svolte in ufficio, richiedevano più tempo, più sforzo, quella che nasceva come una modalità per favorire la conciliazione fra tempi di vita e tempi di lavoro è sembrata velocemente perdere tale caratteristica.

Cosa fare allora per rendere rilassante e produttivo il lavoro da casa?

Molte ricerche indicano come lo Smart Working possa dare benefici sia al lavoratore che all’azienda, in termini di produttività, qualità della vita, risparmi sui costi di struttura. È necessario, però, porre estrema attenzione al rispetto di alcune “regole”, che consentono di garantire tali risultati.

Il principale rischio del lavoro da casa è dovuto alla mancata distanza che esiste fra gli spazi della vita lavorativa e della vita personale. Diventa, quindi, indispensabile gestire al meglio gli spazi: gli spazi fisici (inteso come l’utilizzo di spazi fisici per svolgere le attività professionali), gli spazi temporali (non vi è più una così netta separazione fra il momento in cui si lavora ed il resto della giornata, determinato dall’uscita dal luogo di lavoro), ed infine gli spazi relazionali (la permanenza a casa può portare a relazionarsi maggiormente con i membri della famiglia che con i colleghi, oltre che portare ad un rischio di isolamento sociale).

Quali accorgimenti adottare per poter affrontare al meglio la situazione e gestirla in modo da ricavarne vantaggi?

Gestisci gli spazi fisici

Identifica il tuo ufficio
Riuscire a ricavare in casa degli spazi da dedicare unicamente al lavoro non è sempre possibile: a tutti piacerebbe poter disporre di un ufficio privato, in cui chiudersi per lavorare e dove si può liberamente disporre tutto il necessario e non doverlo riporre alla sera. In molti si ritrovano a lavorare sul tavolo della cucina, e litigare per non aver “ancora reso invisibile” le tracce del lavoro all’ora di cena.

È però essenziale rendere diversi per il nostro cervello i “luoghi” del lavoro e della vita privata. Se anche disponete soltanto del tavolo della cucina, sedetevi a lavorare in un posto diverso da dove mangi: il tuo cervello coglierà la differenza, e userà lo spostamento da un luogo all’altro (in questo caso, da una sedia all’altra) per attivare/disattivare la modalità lavoro.

Cerca di avere a disposizione gli strumenti giusti
Quando prepari l’ufficio, valuta di quali strumenti hai necessità. Strumenti hardware (lo scanner, la stampante, la webcam), software (quali programmi utilizzerai?), ma anche strumenti tradizionali come forbici, pinzatrici, taglierino, e posizionali in modo da averli a portata di mano.

Se in ufficio potevi farti aiutare dal collega, che magari disponeva di quello specifico strumento, a casa non potrai disporre di questa risorsa. Ed il rischio del perdere tempo (ed investire energie nervose, accumulando stress) nel cercare soluzioni alternative aumenta enormemente. Anche per questo, diventa utile, prima di iniziare a lavorare, fare una verifica della presenza di tutto il necessario, oltre che di fare un check up periodico dell’attrezzatura, in modo da intervenire precocemente.

Vestiti come se fossi al lavoro
Non importa se quel giorno interagirai o meno con altre persone, se ti limiterai a telefonare o a fare videochat che inquadreranno solo il mezzo busto: il tuo cervello è abitudinario e ha bisogno di mantenere alcune di queste abitudini per poter funzionare al meglio.

Vestirti come se dovessi recarti in ufficio lo predisporrà alla modalità lavorativa, e ti fornirà l’approccio corretto e necessario per garantirti il massimo dell’efficacia.

Pulisci il tuo luogo di lavoro
Solitamente siamo abituati ad avere qualcuno che si preoccupa di pulire e a sistemare il nostro luogo di lavoro. Questo in casa può non accadere.
Occuparsi della pulizia del proprio luogo di lavoro e riordinare al termine della giornata il proprio materiale oltre ad essere un segnale di fine lavoro per il tuo cervello, ti garantirà che nessun altro “ordinerà” la tua roba (ti piacerebbe scoprire che il tuo partner ha messo in ordine quel foglio importantissimo, di cui hai assolutamente bisogno, rendendolo irreperibile proprio nel momento in cui ne hai necessità?) e ti consentirà di monitorare ed avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento del tuo lavoro.

Gestisci gli spazi temporali

Imposta il tuo orario di lavoro
Lavorare da casa significa spesso non avere più degli orari prestabiliti in dover svolgere la propria attività. Sapere di dover entrare ad una certa ora in ufficio e uscirne ad un orario prestabilito è d’aiuto al tuo cervello per darsi confini temporali e definire anche il tempo da investire in ogni singola attività.

La mancanza di questi confini esterni può generare una difficoltà a capire se la propria attività è sufficientemente efficiente, e quindi produttiva: si corre il rischio di posticipare in modo indeterminato le attività, di svolgerle in modo eccessivamente lento, di non riuscire a portare a termine tutti i compiti. A cui si aggiungono le richieste provenienti dall’ambiente domestico (fare le pulizie, la spesa, le attività genitoriali) che rischiano di avere priorità, facendoti ulteriormente rimandare.
L’unico strumento per contrastare la cosa è darsi degli orari definiti e rispettarli.

Preferibilmente lo stesso orario tutti i giorni, un momento in cui non sarai disponibile per nessun’altra questione che quella lavorativa e che dovrai condividere con i membri della famiglia.
E se non riesci a garantire un orario completo di 8 ore quotidiane, meglio qualche ora in meno, ma che sei sicuro di poter rispettare.

Stabilisci una routine
Il nostro cervello vive di routine. Le routine, le abitudini piccole o grandi che siano, permettono al nostro cervello di investire poche energie nello svolgere certe attività, ma soprattutto danno una piacevole sensazione di certezza.

E possono essere utilizzate come segnale per distinguere i vari momenti della giornata.
Progetta una routine per iniziare la giornata e magari una per finirla. Pochi semplici gesti (il modo in cui accendi il computer, con cui verifichi la presenza del necessario sulla scrivania, il modo in cui ritiri tutto a fine giornata, magari un piccolo esercizio di rilassamento che puoi fare nei momenti di pausa) che segnalino il passaggio da una attività all’altra, che indichino il termine di ciò che stavi facendo e l’avvio di qualcosa di nuovo che stai per fare.

Stabilisci le priorità e le scadenze, e monitorale
Esistono molti metodi per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, e valutare il livello di produttività. I più semplici fanno riferimento alle classiche liste delle “cose da fare” (to-do list) e alla definizione di priorità e scadenze.

Diventa molto importante, nel lavoro da casa, avere costante e continua evidenza di quali siano le cose da fare, ed il loro stato di avanzamento.

Non limitarti a prendere appunti: struttura fogli e lavagne con le cose da fare, segna su un calendario sempre visibile le priorità da rispettare. E fallo dando sfogo alla tua fantasia e creatività: usa colori ed immagini che ti consentano non solo di poterlo visualizzare sul momento, ma che colpiscano la tua mente al punto da renderlo evidente anche quando non sono presenti.

Prenditi delle pause e fai passeggiate
Le pause sono importanti per ripristinare le energie fisiche e mentali che utilizziamo durante il lavoro. Se nella normale giornata di ufficio le pause sono contraddistinte da momenti a volte sociali (il caffè alla macchinetta con i colleghi), l’attività svolta a casa rischia di non fornire momenti così evidenti.

È, quindi, importante stabilire dei momenti di pausa, e delle regole che le governino.
Le pause vanno inserite nella routine giornaliera, per esempio indicandone il momento in cui goderne, e la durata stabilita. E soprattutto, le pause non vanno fatte rimanendo seduti sul posto di lavoro. Il rischio è quello di interrompere il flusso di pensiero del nostro cervello, e di farlo lavorare anche quando dovrebbe riposare.

Un buon suggerimento? Fai una lunga passeggiata. Portare a passeggio il cane, per esempio, ti può concedere il tempo di rilassarti, smettere di pensare al lavoro, rigenerarti fisicamente. Per poter tornare alla tua attività con nuova carica e nuove energie.

Stai lontano dai social media
Se non lavori coi social media, cerca per quanto possibile di non avvicinartici durante il lavoro. Questa è una regola che vale sempre, in via generale, ma se sul posto di lavoro hai degli stimoli esterni che ti potrebbero inibire dal farlo, a casa l’unico controllo che hai sei tu.

I social media sono fonte di distrazione in quanto offrono una quantità potenzialmente infinita di stimoli. Inoltre, portando a micro interruzioni, da un lato danno la sensazione di non portare via molto tempo, dall’altro interferiscono pesantemente con il flusso dei pensieri, rendendoci improduttivi.

Non saltare il pranzo
Se saltare il pranzo è generalmente una brutta abitudine, farlo lavorando da casa può essere ancora peggio. In primo luogo, significa non assumere le necessarie risorse energetiche consumate durante il giorno e che andrebbero adeguatamente ripristinate. In secondo luogo, è indispensabile creare le opportune pause mentali che consentano al tuo cervello di resettarsi, che gli segnalino quando finisce un dato momento, e che consentano un adeguato monitoraggio della produttività.

Avere tempi definiti, entro i quali svolgere le proprie attività e che siano separati da adeguate interruzioni, consentono infatti di valutare se si sta lavorando in modo produttivo, ed al contempo di consente di recuperare le necessarie energie mentali.
Gestisci gli spazi relazionali

Stabilisci i confini
Soprattutto quando lavori da casa con bambini o altri familiari o coinquilini in giro, è fondamentale stabilire dei limiti e farli rispettare da tutti. Fai sapere a tutti che orari hai intenzione di lavorare e quando puoi o non puoi essere disturbato. Se il tuo spazio di lavoro ha una porta, chiudila. Per segnalare quando non vuoi essere disturbato, la soluzione più semplice è fare un cartello "non disturbare" da appendere alla tua porta.

Soprattutto se hai figli piccoli può essere complicato far loro capire quando è il momento in cui non dovrebbero disturbarti. Cerca di pianificare i tuoi orari, specie quelli delle riunioni, in base alle loro attività, e facilitali nel capire quando non puoi dedicare loro tutta la tua attenzione con segnali facili ed intuitivi (p.e. posizionando un giocattolo sulla scrivania, dopo aver loro spiegato il significato).

Ricorda che i limiti dovrebbero valere anche per il tuo tempo libero. Non farti risucchiare nel rispondere a domande di lavoro al di fuori dell'orario di lavoro impostato. A volte, rendersi irreperibili diventa un buon modo per mantenersi sani e produttivi.

Mantieni i rapporti
Lavorare da casa non equivale a entrare in un convento di clausura, in cui vige la regola del silenzio. La comunicazione continua ad essere la spina dorsale dei team, quindi non trascurarla.

Quando lavori da casa, incontri e interagisci con meno persone ogni giorno. Questo fa sì che molti lavoratori da remoto si sentano isolati, il che può causare ansia e persino depressione.

Una volta che hai trovato il tuo ritmo e stabilito una routine di cui sei felice, non dimenticare di rimanere in contatto con i tuoi amici e colleghi. Devi trovare il tempo per le interazioni personali programmando telefonate o chat video dedicate ad aspetti informali, amicali, anche frivoli. Trova il tempo di conversare per mantenerti sano di mente e sentirti connesso. Fortunatamente per noi viviamo in un momento in cui la tecnologia disponibile rende facile rimanere in contatto con gli altri. Non usarla solo per lavorare.