Come scrivere una e-mail efficace: 6 consigli pratici

Che tu scriva ad un collega, ad un potenziale cliente o ad un fornitore cambia poco, se non i contenuti che vuoi trasferire e la diversa motivazione all’azione che devi indurre nel destinatario.

Scrivere una e-mail ben strutturata è semplice se … sai come farlo!

Da dove partiamo? Da sei suggerimenti per migliorare la tua scrittura e rendere la tua comunicazione efficace.

1) Oggetto della e-mail: il tuo obiettivo

Quando riceviamo una mail, l’oggetto è ciò che ci fa decidere se leggerla o cestinarla e dunque … pensa quanto è importante! Come si fa a scrivere un buon oggetto? Semplice: devi avere ben chiaro l’obiettivo che vuoi raggiungere con quella mail. A volte significa chiedere al destinatario di leggere con attenzione, perché ti deve una risposta, o addirittura di aprire un allegato, compilarlo e rimandartelo, cioè lo devi spingere a compiere addirittura tre azioni. Non superare le cinque - sei parole. Un oggetto troppo lungo ti fa rischiare l’abbandono della lettura.

2) Chi è il destinatario

Per partire con il piede giusto, mettiti dalla parte del ricevente. Immagina quanto lui possa conoscere dell’argomento di cui stai per scrivere e intuirai meglio cosa esporre e cosa evitare. Ricorda che chi scrive sa perfino troppo di un argomento e che non è necessario che il destinatario venga messo a conoscenza di tutta una serie di dettagli che il mittente conosce. Scegli lo stile di scrittura, formale o informale, in funzione di quel destinatario: è una persona a cui puoi scrivere dando del tu o devi usare il lei? E vedi che già iniziamo a mettere a fuoco il come ti rivolgerai a questa persona.

3) Sviluppo del testo e apertura

Lo sviluppo del contenuto passa per le seguenti parti: apertura, corpo centrale e chiusura.

Dopo l’oggetto occorre scegliere la miglior formula di apertura da usare. L’attacco, o frase di apertura, deve già far capire perché il lettore deve leggere oppure perché tu gli stai scrivendo. In questa prima fase il tuo obiettivo è “acchiappare” il lettore. Inizia con lo scrivere subito la cosa più importante che vuoi comunicare. Il tuo destinatario ha poco tempo a disposizione, proprio come te, e molte mail da leggere ogni giorno: vai al nocciolo della questione e poi sviscera tutto quello che hai da dire.

4) Meta comunicazione e corpo centrale

La meta comunicazione è la struttura del discorso, cioè il filo rosso che lega gli argomenti. Più la struttura è chiara e intuibile anche al lettore, e più la nostra comunicazione è comprensibile. Per organizzarla ci viene in aiuto la tecnica anglosassone delle 5W e prima ancora ci serve un’altra tecnica per costruire la nostra “tabella di marcia” degli argomenti che dovranno esserci e di cui non ti puoi dimenticare. Io l’ho soprannominata la “Tecnica del memotak”. In sostanza, scrivi su un memotak o su un foglio d’appunti, le parole chiavi degli argomenti che ci devono assolutamente essere. In questo modo hai già l’elenco di ciò di cui devi scrivere ed ora … passa ad organizzare il testo.

5) La tecnica delle 5W e chiusura

E’ una tecnica per strutturare il contenuto ed è basato sulle 5W che indicano: Who; What; When; Where; Why. Quindi: Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché.

Chi: individua il soggetto.

Cosa: qual è l’oggetto del tuo argomento. Quali gli aspetti principali.

Quando: è la variabile “tempo” che a volte c’è e a volte no. Potrebbe essere il periodo in cui si svolge ciò di cui stai scrivendo oppure lo puoi intendere come “entro quando far fare qualcosa”.

Dove: può essere il luogo in cui si svolge l’attività oggetto del testo.

Perché: è la causa per cui scrivi e per essere davvero efficace, il “Perché” è bene che sia all’inizio della mail, cioè immediatamente dopo o dentro l’apertura.

6) Ottimizza il tuo messaggio con le regole del Non Verbale

Infine, evita l’effetto muro, cioè la colata indistinta di righe nere, una dietro l’altra, che appesantisce tanto la lettura e crea l’effetto “Non lo leggo ora”, rischiando che non lo farà neanche in futuro.

Alleggerisci la mail per invogliare la lettura suddividendo i paragrafi con righe vuote. Il testo ha così un buon impatto visivo: ben organizzato, ordinato e quindi … più leggibile!

Non esagerare con grassetti, sottolineati, elenchi puntati e numerati e magari anche immagini. Immagini: è bene usarne poche e contestualizzate a ciò di cui parli. Evita immagini astratte e tutte quelle difficili da collegare al tema di cui tratti. L’immagine, se scelta adeguatamente, parla più di mille parole!

Mi auguro che tu abbia trovato i miei suggerimenti interessanti e che proverai a sperimentarli e se volessi approfondire l’argomento, contattami pure!