Esporre un caso a Consiglieri, Dirigenti e Imprenditori

Per qualunque consulente legale, libero professionista o interno che sia, arriva prima o poi il momento di rapportarsi con l’azienda che gli ha conferito il mandato per esporre le criticità del caso che sta trattando, chiedere istruzioni su una particolare decisione da prendere, verificare l’indirizzo da imporre ad una determinata condotta.

In queste occasioni, l’interlocuzione non avviene tra “pari”, cioè con altri esperti della materia, che hanno in comune formazione professionale e linguaggio, bensì è rivolta a dirigenti, amministratori, imprenditori. Insomma, persone chiamate ad assumere informazioni, valutare rischi ed opportunità ed effettuare scelte avendo a mente l’interesse complessivo dell’azienda.

Persone che hanno competenze diverse da quelle del legale, sovente alle prese con un elevato numero di questioni del tutto diverse fra loro allo stesso momento, una disponibilità di tempo da dedicare all’esame di ogni singola questione che è necessariamente limitata, e che impone di concentrarsi sugli aspetti essenziali, senza poter approfondire dettagli, risvolti, teorie di base.

L’esposizione del caso, da parte del legale, deve tener conto di queste caratteristiche, se non vuole risolversi in un esercizio frustrante e sostanzialmente inconcludente rispetto all’obiettivo (che è la ragione per la quale si sta svolgendo l’esposizione stessa).

Da un certo punto di vista, e non senza qualche difficoltà, i legali interni, in simili situazioni, sono comunque favoriti rispetto ai consulenti esterni, hanno maggiore dimestichezza con le dinamiche degli organi gestionali aziendali, sono a conoscenza degli altri problemi che, volta per volta, preoccupano manager e consiglieri, probabilmente hanno già avuto rapporti con loro e sanno cosa desterà più facilmente il loro interesse.

Ma anche l’ufficio legale dovrà sforzarsi di personalizzare l’esposizione del caso in funzione dell’interlocutore, esposizione che non potrà avere forme e contenuti uguali a quelli che si potrebbero utilizzare in una riunione fra colleghi della stessa area professionale.

Occorre, dunque, avere ben chiaro – prima di iniziare a preparare il materiale per la riunione – cosa si vuole ottenere dai “decisori”: l’autorizzazione ad una spesa/investimento, la segnalazione di un particolare rischio associato al progetto in corso, uno snodo decisivo nell’andamento di una trattativa o di un processo, o anche solo una informativa generale.

Definito l’obiettivo, l’esposizione deve concentrarsi sugli elementi funzionali alla richiesta che viene formulata: è inutile arricchirla di un background di fatti ed informazioni di contesto, o magari di colore, che non aiutano a far convergere l’attenzione sulla decisione da prendere. Dirigenti, consiglieri ed imprenditori hanno bisogno di sapere cosa c’è per cena, non dove si è andati a far la spesa e come verrà cucinato il cibo, tanto per capirsi.

Il linguaggio da utilizzare dovrà essere chiaro e stringato, senza ricorrere ad espressioni tecniche, gergo professionale o citazioni (di autori, sentenze, brocardi latini e norme varie): queste sono patrimonio culturale del legale, e si presuppone che le conosca lui, ciò che è più che sufficiente.

Come fu detto, il gergo sta al professionista come il lampione all’ubriaco, aiuta a sorreggersi, non a fare luce.

Allo stesso modo, l’eventuale materiale di supporto per l’esposizione (slide, relazioni, documenti vari) deve servire da supporto, non da copione: gli amministratori sanno leggere, non hanno bisogno che il legale compaia davanti a loro per recitare lo stesso testo che gli sta proiettando; inoltre, una slide troppo ricca di contenuti infastidisce, o al massimo induce gli spettatori a leggerla personalmente, distogliendo così l’attenzione da ciò che dice l’oratore per illustrarla.

Altro fattore importante per una presentazione di successo è la gestione del tempo: posto che sarebbe meglio informarsi in anticipo sulla durata che verrà riservata, nel corso della riunione, allo specifico argomento, è comunque importante dimostrare rispetto per gli interlocutori ed i loro impegni concentrando l’esposizione per quanto più possibile, lasciando spazio al termine della stessa per domande e chiarimenti, rimanendo comunque sull’essenziale. Se il CdA vorrà approfondimenti, li chiederà.

L’effetto combinato di questi ultimi punti porta a ritenere che potrebbe essere utile anticipare la distribuzione del materiale illustrativo: nel prendere la parola per esporre il caso si potrà dunque dare per scontato che la platea abbia già letto i documenti, ed andare direttamente all’esposizione della richiesta – sarà il pubblico, se del caso, a chiedere spiegazioni.

Per converso, tutti questi elementi possono, ed in realtà dovrebbero, avere un peso nella scelta del legale da "assumere", per rinforzare l'ufficio interno o per svolgere un incarico professionale, al fine di garantire al management una interlocuzione adeguata e soddisfacente - tra l'altro, un fattore di efficienza e risparmio.

Il top management, gli amministratori, l’imprenditore, a seconda dei casi, hanno una visione complessiva dell’azienda che è ovviamente più vasta di quella che ne ha il legale. Per questa ragione, la loro decisione potrebbe discostarsi anche molto significativamente dalla proposta che gli viene formulata. Questo non comporta necessariamente una bocciatura della proposta stessa o, peggio, di chi la ha presentata. Inutile, pertanto, restare fedeli alla propria idea, difendendola ad ogni costo e contro ogni ragionevolezza, insistere o peggio lasciar trasparire un senso di superiorità, come se la platea non sia in grado di capire l’alto livello del suggerimento che si era formulato. Solo i penalisti, nelle rare occasioni in cui accedono alla sala del Consiglio, possono ribattere con qualche speranza di successo che “Certo, se poi volete fare così …”.