Fattura elettronica, come comprendere e correggere gli errori

Controllo del Sistema di interscambio

Il Sistema di Interscambio, detto comunemente SDI, rappresenta la piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate gestita da SOGEI, rappresenta il “postino elettronico” che si occupa di ricevere le fatture in formato elettronico e recapitarle ai destinatari, mantenendone copia sui propri database ai fini di eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Lo SDI effettua una serie di controlli per validare i file ricevuti in formato xml, per poi recapitarli ai destinatari, solo se passano il controllo medesimo, altrimenti vengono scartati e rigettati al mittente, il quale dovrà provvedere alla correzione e al reinoltro.

I tempi di elaborazione dei file da parte dello SDI, non superano i cinque giorni lavorativi.

In caso di scarto, il mittente dovrà, entro cinque giorni, correggere il file e rinviarlo allo SDI per una nuova elaborazione.

I motivi più frequenti di scarto

•    File non conforme al formato – codice 00200
Questo errore, piuttosto generico, viene in realtà dettagliato nella descrizione dell’esito di scarto che lo SDI restituisce al mittente.

Le casistiche più frequenti sono:
o    il valore indicato all’interno di un campo non rispetta il formato richiesto (il valore potrebbe eccedere le dimensioni massime o non raggiunge le dimensioni minime);
o    all’interno di un campo sono presenti caratteri speciali (ad esempio &, €, lettere maiuscole o minuscole accentate, il simbolo °, etc.);
o    indirizzi PEC non formalmente corretti;
o    importi senza il separatore decimale;

•    Codice fiscale non valido – codice 00306
Questo errore viene evidenziato quando il controllo su un codice fiscale del Cessionario/Committente dà esito negativo.

Attenzione ai non residenti con codice destinatario XXXXXXX; lo SDI effettua il controllo come fosse un codice fiscale italiano pertanto il codice fiscale in oggetto potrebbe risultare errato; suggerisco, in tal caso, di omettere il codice fiscale e valorizzare, invece, l’ID fiscale con il campo IDPaese (cod. ISO2) dello Stato estero in cui il soggetto è residente e il campo IDCodice impostato con il codice fiscale.

•    Imponibile/importo non calcolato secondo le specifiche tecniche – codice 00422
Si verifica quando c’è una discordanza tra la sezione del dettaglio righe del documento e la sezione del riepilogo IVA, ovvero la somma degli imponibili delle singole righe nella sezione di dettaglio righe non corrisponde alla somma degli imponibili della sezione di riepilogo.

•    Fattura duplicata – codice 00404
Si verifica quando si rinvia una fattura precedentemente già inviata.

•    Prezzo totale non calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche – codice 00423
Si verifica quando c’è una incongruenza nel calcolo del prezzo totale di una singola riga (il prezzo totale viene determinato moltiplicando la quantità per il prezzo unitario); nel caso si debba riportare in fattura una riga in negativo è necessario valorizzare la quantità positiva e il prezzo unitario e il prezzo totale in negativo.

•    ID Fiscale IVA e codice fiscale non valorizzati – codice 00417
Si verifica quando nella fattura non sono presenti né la partita IVA né il codice fiscale.
Nel caso in cui non si disponga né del codice fiscale né della partita IVA di un cliente estero, si ometta il codice fiscale e si valorizzi, invece, l’ID Fiscale con il campo IDPaese impostato con la sigla dello stato estero in cui il soggetto destinatario è residente e il campo IDCodice impostato con il valore “99999999999”.

•    Data successiva alla data di ricezione – codice 00403
Si verifica quando nella fattura è stata indicata una data successiva alla data di spedizione.

•    Codice destinatario non valido – codice 00311
Si verifica quando all’interno della fattura viene riportato un codice destinatario inesistente negli archivi dello SDI.

In caso di persona fisica o soggetto di cui non si dispone del detto codice si imposti “0000000” (sette zeri) in caso di fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione; il codice deve essere sempre valorizzato (e ha una lunghezza di 6 caratteri).

Se la fattura viene scartata

La fattura non contiene errori formali ma:

•    Ha una notifica di mancata consegna, cosa fare?
La fattura è corretta, ha passato il controllo dello SDI ma non è stato possibile consegnarla (tale notifica può avvenire per le fatture inviate col codice 0000000 oppure XXXXXXX); in tal caso non si deve rinviare un altro documento allo SDI, ma si deve recapitare la fattura in formato leggibile direttamente al Cliente.

•    Ha una notifica di rigetto motivato da parte del Cliente, cosa fare?
La fattura è corretta formalmente, ma il Cliente l’ha rifiutata per qualche motivo, generalmente per una contestazione sul contenuto del documento; in tal caso si deve emettere una nota di credito a storno della fattura contestata e una nuova fattura corretta, poi inviarle tutte e due allo SDI per la validazione e consegna.

•    Ha una notifica di scarto direttamente dallo SDI, cosa fare?
Si deve aprire la notifica e prendere nota del motivo (potrebbe essere il codice di spedizione errato, la partita Iva del cliente errata, il codice fiscale del cliente errato o altro motivo non rilevabile dai controllo formali), correggere la fattura e rinviarla corretta.