Il ciclo di Deming (PDCA) e il miglioramento costante

LA STORIA DI WILLIAM EDWARDS DEMING

William Edwards Deming nato a Sioux City, il 14 ottobre 1900 e morto a Washington, D.C., il 21 dicembre 1993 è stato un ingegnere, saggista, docente e consulente di gestione aziendale e manager statunitense. A Deming fu ampiamente riconosciuto il merito per gli studi sul miglioramento della produzione negli Stati Uniti d’America durante la seconda guerra mondiale, anche se è forse più noto per il suo lavoro in Giappone (Ciclo di Deming).

L’esperienza di Deming come ingegnere gli ha dato una visione dei processi industriali e della realtà materiale del tentativo di standardizzare le operazioni per funzionare su larga scala. In seguito studiò fisica matematica che lo pose in una forte posizione per contribuire alla crescente scienza della statistica. Le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso dal Dipartimento del Censimento degli Stati Uniti e dal Bureau of Labor Statistics. Conosciuto anche come Deming Wheel, o Deming Cycle, questo modello integrato di apprendimento e miglioramento è stato introdotto per la prima volta al Dr. Deming dal suo mentore, Walter Shewhart dei famosi Bell Laboratories di New York.

LA NASCITA DEL METODO

La sua origine può essere fatta risalire all’eminente esperto di statistica Walter A. Shewart, negli anni ’20 che ha introdotto il concetto di PLAN, DO e SEE. Il guru del tardo Total Quality Management (TQM) e noto statistico Edward W. Deming modificò il ciclo SHEWART come: PLAN, DO, STUDY e ACT.

Insieme all’altro noto guru della qualità americana J.M. Juran, Deming andò in Giappone come parte delle forze di occupazione degli alleati dopo la Seconda guerra mondiale. Deming insegnò molti metodi di miglioramento della qualità ai giapponesi, incluso l’uso delle statistiche e il ciclo PLAN, DO, STUDY, ACT.

Il ciclo Deming è anche indicato come plan do check act (PDCA), plan do study act (PDSA), il ciclo di Shewhart, il cerchio Deming e la ruota Deming. Questo modello è stato studiato da Deming per il miglioramento continuo della qualità costituito da una sequenza logica di quattro passaggi ripetitivi per il miglioramento continuo e l’apprendimento. W. Edwards Deming negli anni ’50 propose che i processi aziendali debbano essere analizzati e misurati per identificare le fonti di variazioni che fanno sì che i prodotti si discostano dalle esigenze dei clienti. Ha raccomandato che i processi aziendali siano inseriti in un ciclo di feedback continuo in modo che i manager possano identificare e modificare le parti del processo che necessitano di miglioramenti. Come insegnante, Deming creò un diagramma (piuttosto semplificato) per illustrare questo processo continuo, comunemente noto come ciclo PDCA, che sta per Plan, Do, Check, Act.

COMPOSIZIONE DEL CICLO DI DEMING

P–Plan

Pianificazione: stabilire gli obiettivi e i processi necessari per fornire risultati in accordo con i risultati attesi, attraverso la creazione di attese di produzione, di completezza e accuratezza delle specifiche scelte. Quando possibile, avvio su piccola scala, per verificare i possibili effetti. In questa fase si dovrà testare e analizzare ciò che risulta attualmente sbagliato nel prodotto o nel processo e come questo può essere migliorato. Si cercherà anche di capire quali cambiamenti è possibile apportare per affrontare questi problemi o per ottenere qualcosa di meglio nel contesto. Si cercherà di mappare operativamente come questo miglioramento possa essere gestito e raggiunto.

D–Do

Esecuzione del programma, dapprima in contesti circoscritti. Attuare il piano, eseguire il processo, creare il prodotto. Raccogliere i dati per la creazione di grafici e analisi da destinare alla fase di “Check” e “Act”. L’esecuzione inizia prima con un test su piccola scala e in un contesto circoscritto. Qui vengono implementate le modifiche per testare le differenti variabili ed ogni passo verrà documentato. Invece di decidere semplicemente di fare un cambiamento e improvvisamente di revisionare tutte le operazioni, è fondamentale apportare cambiamenti lentamente e in modo iterativo durante il test delle ipotesi. L’utilizzo di studi che possono essere misurati rispetto ai gruppi di controllo consente di comprendere meglio i dati ricevuti, consentendo non solo di migliorare l’output, ma di capire esattamente perché l’output è stato migliorato dalle modifiche apportate. Per Deming, questa fase dovrebbe eseguire un modello come se fosse un esperimento scientifico.

C–Check

In questa fase si studiano e raccolgono i risultati ed i riscontri. Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei riscontri. Studiare i risultati, misurati e raccolti nella fase del “Do” confrontandoli con i risultati attesi, obiettivi del “Plan”, per verificarne le eventuali differenze. Cercare le deviazioni nell’attuazione del piano e focalizzarsi sulla sua adeguatezza e completezza per consentirne l’esecuzione. I grafici dei dati possono rendere questo molto più facile, in quanto è possibile vedere le tendenze di più cicli PDCA, convertendo i dati raccolti in informazioni. L’informazione è utile per realizzare il passo successivo: “Act”. Questa fase di studio, per Deming, insegna a trarre conclusioni proprio come fa uno scienziato dopo un esperimento. Invece di porsi semplicemente la domanda “Ha funzionato?”, per Deming ci si dovrà chiedere “Perché ha funzionato?”.

A–Act

Questa fase è lo stadio finale del processo e la prima fase del prossimo ciclo. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo (estendere quanto testato dapprima in contesti circoscritti all’intera organizzazione). Richiede azioni correttive sulle differenze significative tra i risultati effettivi e previsti. Analizza le differenze per determinarne le cause e dove applicare le modifiche per ottenere il miglioramento del processo o del prodotto. Quando un procedimento, attraverso questi quattro passaggi, non comporta la necessità di migliorare la portata a cui è applicato, il ciclo PDCA può essere raffinato per pianificare e migliorare con maggiore dettaglio la successiva iterazione, oppure l’attenzione deve essere posta in una diversa fase del processo. Questa fase può includere sia l’implementazione di miglioramenti nell’azienda sia l’implementazione di nuove conoscenze all’interno dell’organizzazione. Proprio come i risultati di esperimenti ripetuti creano nuove conoscenze utili sia per le condizioni di quegli esperimenti che per la conoscenza scientifica nel suo complesso, così questi risultati aziendali devono essere incorporati in nuove premesse da cui è possibile ricominciare il ciclo. L’azienda continua infatti ad attraversare il ciclo fino a quando i risultati attesi ed effettivi sono gli stessi e non sono necessari ulteriori cambiamenti.

A COSA SERVE IL CICLO DI DEMING (PDCA)

Serve per promuovere una cultura della qualità che è tesa al miglioramento continuo dei processi e all’utilizzo ottimale delle risorse. Questo strumento parte dall’assunto che per il raggiungimento del massimo della qualità sia necessaria la costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Per migliorare la qualità e soddisfare il cliente, è necessario passare attraverso tutte e quattro le fasi costantemente, tenendo come criterio principale la qualità.

I VANTAGGI DEL CICLO DI DEMING

I vantaggi del ciclo PDSA sono i seguenti:

• Gestione quotidiana della routine per l’individuo e/o il team

• Processo di risoluzione dei problemi

• Gestione dei progetti

• Uno sviluppo continuo

• Sviluppo dei fornitori

• Sviluppo delle risorse umane

• Ricerca e sviluppo di nuovi prodotti

• Prove di processo

L’attenzione di Deming era rivolta ai processi di produzione industriale, e il livello di miglioramenti che cercava era sul livello di produzione. Nella moderna azienda post-industriale, questo tipo di miglioramenti è ancora necessario, ma i veri driver di prestazioni spesso si verificano a livello di strategia aziendale.

L’implementazione strategica è un altro processo, ma presenta variazioni relativamente a lungo termine perché le grandi aziende non possono cambiare con la rapidità delle piccole business unit. Tuttavia, le iniziative strategiche possono e devono essere inserite in un ciclo di feedback, completo di misurazioni e pianificazione collegate in un ciclo per illustrare la relazione dei processi della Business Unit con i processi strategici. Uno dei grandi successi dell’opera di Deming potrebbe essere visto come la sua influenza sul miracolo economico giapponese del dopoguerra; dove l’economia giapponese si riprese dai danni in tempo di guerra per affermarsi come la seconda economia più grande del mondo.

Nel 1950 concesse un discorso all’Hakone Convention Centre di Tokyo sul suo concetto di amministrazione statistica della qualità dei prodotti. I temi di questo discorso sono:

• Avere un sistema in atto per il miglioramento continuo della qualità

• Ridurre i difetti attraverso livelli più elevati di uniformità di qualità

• Comprendere cosa dovrebbe significare la qualità nel contesto.

L'IMPORTANZA DEL CONTRIBUTO DI DEMING

Il lavoro di Deming si espande ulteriormente in concetti di commercio e governance, ma ci concentreremo principalmente sul miglioramento dei processi. Nel contesto della continuità aziendale, il ciclo PDCA è la metodologia fondamentale di approccio per gestire lifelongoing activities dei piani di continuità operativa. Un esempio di applicazione del ciclo di Deming si trova nella norma internazionale ISO 9001, che fa riferimento a tale metodologia, utilizzata assieme al Risk based Thinking nell’ambito del cosiddetto “approccio per processi“.

FONTI BIBLIOGRAFICHE

• The Deming Cycle. Techopedia. What is the Deming Cycle? – Definition from Techopedia

• Deming Cycle, PDCA. ISIXSIGMA. Deming Cycle, PDCA Definition (isixsigma.com)

• The Deming Cycle. Balanced score card Institute. About – Balanced Scorecard Institute

• Ciclo di Deming. Plan B Project. Cos’è il Ciclo di Deming: Plan-Do-Check-Act (PDCA) – Migliorare sé stessi (planbproject.it)

• PDSA Cycle. The Deming Institute. PDSA Cycle – The W. Edwards Deming Institute