Introduzione alla formazione del personale ufficio gare d'appalto

Il successo degli “uffici gare d’appalto” nella realtà odierna è rappresentato principalmente dalla capacità degli addetti di accrescere le competenze degli operatori in questo settore caratterizzato da un quadro normativo dominato da continui cambiamenti.

Oggi lo specialista ufficio gare è una nuova figura professionale che può essere certificata ed iscritta nel registro dedicato ai professionisti del settore, professionisti che devono disporre di competenze tecniche che non possono essere slegate dalle abilità relazionali e dalla capacità di gestire gli aspetti emotivi che prepotentemente entrano in scena nel mondo degli uffici gare.

Le aziende necessitano di un vero e proprio “manager ufficio gare”, capitale umano patrimonio dell’azienda in quanto valore aggiunto. L’offerta formativa che deve essere proposta, quindi, dovrà essere sempre aggiornata e dovrà prevedere continui momenti annuali di aggiornamento.

Tutto ciò oggi viene certamente reso possibile dal fatto che tutti i corsi di formazione possono essere finanziati tramite alcuni fondi interprofessionali che, dedicati alla formazione continua, sono nati con la legge 23.12.00 n. 388 che al suo articolo 118 prevede la possibilità di creare dal sistema associativo datoriale e sindacale dei vari settori economici.

La dotazione dei fondi è costituita dall’accantonamento dello 0,30% del monte salari versato obbligatoriamente all’Inps dalle aziende private. In base a specifici regolamenti e indicatori le aziende che possiedono i requisiti richiesti dal singolo fondo possono accedere ai fondi ed utilizzare, previa approvazione da parte del fondo stesso, le risorse economiche, con accesso diretto o mediante avviso pubblico, presentando per tempo il piano formativo al fondo che valuterà se l’azienda richiedente possieda i requisiti richiesti per accedere al servizio.

Una volta terminata la formazione, se l’azienda ha ottenuto l’accesso al fondo, potrà ottenere il rimborso, totale o parziale, secondo criteri che variano dai singoli fondi e dalla posizione della singola azienda.

La formazione del personale addetto all’ufficio gare oggi segue necessariamente tre linee formative a seconda se ci si pone come obiettivo formare un “tecnico della normativa”, uno “specialista dell’ufficio gare” o un vero e proprio “manager addetto all’ufficio gare”.

I tre percorsi di formazione variano, ovviamente, in base alle competenze acquisite e prevedono dei piani personalizzati di formazione. In linea generale l’offerta formativa dedicata alla normativa di settore si compone di una formazione volta all’infarinatura ed all’aggiornamento degli operatori a seguito di nuove pubblicazioni o linee guida dedicate a tematiche specifiche, formando operatori che acquisiranno abilità concrete e conoscenze specifiche per stare al passo con la normativa di settore.

Diversamente dal primo step formativo la formazione dello “specialista ufficio gare” risulta essere classificata come un percorso di alta formazione per personale ufficio gare, senior ed executive, cioè personale che lavora stabilmente con l’ufficio gare e che si occupa di gare. L’aggiudicazione delle gare è una grande opportunità che rappresenta introiti strategici per le imprese e, pertanto, lo specialista ufficio gare dovrà necessariamente essere un operatore in grado di gestire una gara in ogni suo aspetto e che disponga del quadro normativo di riferimento (codice contratti pubblici, correttivo, successive evoluzioni) ma che abbia anche le conoscenze per interpretare l’orientamento e la giurisprudenza.

Da questo punto di vista fondamentale risulta la conoscenza della contrattualistica pubblica specie delle procedure di affidamento di opere a scomputo, delle procedure di public private partnership e delle gare ad offerta economicamente più vantaggiosa. Gli appalti pubblici di lavori, servizi, forniture e concessioni spesso approdano, infatti, in contenziosi che necessitano di operatori in grado di gestire la soluzione stragiudiziale delle controversie sia nei settori dei servizi pubblici locali sia nei cosiddetti settori speciali nonché anche e comunque nella gestione di procedure amministrative complesse.

Partecipare a gare bandite da pubbliche amministrazioni e di amministrazioni pubbliche per l’impostazione e la gestione di gare di appalto significa gestire la progettazione, la realizzazione e la gestione di opere importanti, anche infrastrutturali, sapendosi rapportare con la stazione appaltante.

La linea manageriale, ultimo step della formazione, ha come scopo, invece, formare responsabili e specialisti del settore che dovranno quotidianamente rapportarsi con il business legato alle gare, la normativa e gli aspetti gestionali del lavoro, padroneggiando tecniche manageriali applicabili quotidianamente alla propria realtà.

Qualunque percorso formativo si abbia e si persegua essere protagonista di un ufficio gare di successo richiede abilità relazionali e controllo sugli aspetti emotivi, fattori determinanti con diversi livelli di intensità in virtù dei vari momenti del processo e degli attori coinvolti.

Il processo tipico di un ufficio gare si articola nelle seguenti fasi:

• selezione del bando,

• analisi di fattibilità,

• preparazione documentazione,

• presentazione offerta,

• seduta di gara ed apertura buste.

Le attività ed aree coinvolte riguardano, invece: 

• il coordinamento team gare,

• l’interazione dei vertici aziendali,

• il coordinamento interno delle varie aree,

• il coordinamento del team gare e l’esito della stessa.

Ognuna delle seguenti attività presagisce una particolare organizzazione interna con delle abilità coinvolte tutte da rafforzare e tutte improntate al “time management” cioè la gestione ottimale del tempo inteso come elemento chiave in tutte le fasi del processo. Utile al riguardo risulta immaginare un grafico riepilogativo ove si evidenzi l’interazione tra time management, intelligenza sociale ed emotiva e la comunicazione efficace. Il manager dell’ufficio gare è un professionista che ha competenze in comunicazione interpersonale, sviluppo e gestione della leadership, team building, team work, valutazione e sviluppo potenziale e metodologie per sviluppare la motivazione.

Oggi il monitoraggio costante delle informazioni, relative ai bandi pubblici, è un passo fondamentale nella gestione dell’ufficio gare sia attraverso il monitoraggio costante delle fonti ufficiali, quali GURI e GUUE, che dei siti internet degli enti, incluse le centrali di committenza e le piattaforme del mercato elettronico.

La figura dello specialista dell’ufficio gare d’appalto è, quindi per forza di cose, una nuova figura professionale che potrebbe essere inserita, a pieno titolo, nel registro nazionale dei professionisti qualificati istituito presso l’ente italiano di certificazione.

Al riguardo preme sottolineare che l’ente italiano di certificazione è un organismo di certificazione di terza parte indipendente e certifica il personale a fronte di requisiti specifici, sviluppando e mantenendo schemi di certificazione del personale mediante comitati di schemi costituiti rappresentando, in modo equo ed imparziale, gli interessi di tutte le parti interessate allo schema di certificazione.

La certificazione delle persone assicura che determinate figure professionali possiedano, mantengano e migliorino nel tempo la necessaria competenza intesa come l’insieme delle conoscenze, delle abilità e delle doti richieste per i compiti assegnati. Risulta chiaro che il manager di ufficio gare, deve essere una risorsa in grado di comprendere, gestire ed ottimizzare l’intero processo di partecipazione alle gare d’appalto in azienda, coordinando anche l’organizzazione e la gestione dell’ufficio stesso e delle risorse che di esso fanno parte.

Al riguardo comprendere i processi aziendali in cui si esplica la funzione professionale è importante al pari di quanto non lo sia la capacità di analizzare i bandi attraverso i principali indicatori, quali in primis le procedure di gara previste dal codice civile ed arricchite dalla giurisprudenza di diritto amministrativo e commerciale.

Fondamentale è sviluppare la capacità di prevenire gli errori che possono causare l’esclusione dalla gara anche tramite la conoscenza degli aspetti di natura tributaria che riguardano la struttura di una disciplina di gara sapendo, quindi, redigere la documentazione tecnica, le informazioni giuridiche, le offerte economiche, le offerte tecniche seguendo il processo di aggiudicazione, la gestione delle reti di comunicazione interna coordinando le richieste alle unità operative interne.

Fondamentale è poi anche acquisire competenze in materia di euro-progettazione comprendendo ed operando nel contesto dei bandi europei, applicando le metodologie di euro-progettazione, creando contenuti innovativi e costruendo partenariati trans-nazionali. Il manager dell’ufficio gare è, quindi, una figura diversa da quella del project del settore degli appalti pubblici.

Questa figura fattibile di registrazione all’interno dell’albo certificato specifico dispone di competenze e conoscenze secondo le disposizioni UNI 11648/2016. La qualifica è un titolo riconosciuto e di valore per il mercato grazie all’acquisizione delle competenze di valutazione, progettazione, gestione delle risorse e monitoraggio costante alla chiusura del progetto.

All’interno della contrattualistica pubblica è stata, ormai, introdotta la figura del responsabile unico del procedimento con la legge Merloni del 1994. Il RUP è il soggetto che fin da subito, per conto della stazione appaltante, è stato chiamato ad operare come project manager. Tale scelta è stata strategica perché la figura del RUP deve presidiare la gestione degli obiettivi, i tempi, i costi e la qualità del progetto oltre che gli aspetti legati alla sicurezza ed alla manutenzione delle opere.

L’interrelazione tra il RUP ed il Project Manager è stata ulteriormente rilanciata dall’autorità nazionale anticorruzione che nella linea guida numero 3 al codice dei contratti pubblici, emanata in attuazione dell’articolo 31 del D.Lgs 50/2016 ha previsto che il RUP abbia maturato una formazione specifica su tematiche tipiche del project manager.

Di recente, sia per il settore privato che per il settore pubblico, è stato dato grande impulso all’utilizzo delle funzioni tipiche del project management grazie alle norme UNI, e successivi aggiornamenti, ed UNI 11648/2016 che regolano questa fattispecie indicando parametri che rendono il project management riconosciuto a livello internazionale. Il possesso di adeguate conoscenze e competenze sul tema della gestione dei progetti di appalto rappresenta un elemento costitutivo soprattutto nella gestione di progetti di diversa complessità di servizi pubblici inerenti ai contratti pubblici.

La conduzione di un team di gruppo, la gestione dei conflitti, lo sviluppo motivazionale e la comunicazione interprofessionale risultano competenze fondamentali nella pratica delle tecniche dell’ingegneria economica. Anche in questo caso il percorso di formazione può essere finanziato tramite alcuni fondi interprofessionali ex legge numero 388/2000 e nello specifico sempre al suo articolo 118.