L’importanza di scrivere un contratto per il libero professionista

Oggi voglio darti un consiglio spassionato: quando apri la partita Iva come libero professionista, ricordati che tra le prime cose da fare c’è quella di mettere per iscritto una bozza di contratto che potrai far firmare al tuo cliente tutte le volte che ti verrà affidato un nuovo lavoro.

Infatti, prima di iniziare un lavoro per qualcuno, sia esso un privato, un’azienda o un altro libero professionista come te, è bene scrivere un bel contratto che contenga le condizioni che fanno parte dell’accordo stabilito con il tuo cliente.

Per la precisione, questo tipo di contratto si chiama “lettera di incarico”. A questo contratto va allegata anche un’informativa sulla privacy in cui spieghi al cliente come e per cosa utilizzerai i suoi dati sensibili (es. esclusivamente allo scopo di eseguire l’incarico oppure anche per fini commerciali).

Non è necessario che il contratto sia complesso e articolato, ciò che conta è che in esso siano contenute in modo chiaro e completo tutte le condizioni che hai pattuito: qual è il lavoro che andrai a svolgere, le modalità, le tempistiche, il compenso (ricordati di specificare lordo/netto), modalità di pagamento, indirizzo pec di entrambi (può servire per future comunicazioni ufficiali, come disdette/revoche del mandato o recupero crediti, al posto di inviare raccomandate con ricevute di ritorno), indicazione degli estremi della tua polizza assicurativa.

Ebbene sì, anche se per certi tipi di attività professionali non è richiesta una particolare copertura assicurativa, a volte può essere fondamentale avere una RC professionale per coprirti dai rischi della tua attività. Ovviamente, essendo libero professionista, dovrai pensarci tu e provvedere autonomamente anche a questo, se non vorrai trovarti in futuro scoperto da eventuali danni patrimoniali e di responsabilità civile.

Chiusa questa piccola parentesi, quando si è alle prime armi si fa spesso l’errore di fare tutto verbalmente (l’ho fatto anch’io purtroppo), questo accade o per inesperienza o perché si pensa che sia troppo complicato e impegnativo mettersi a scrivere due righe o per imbarazzo o per eccesso di fiducia nei confronti del nostro cliente, che il più delle volte agli inizi è un nostro parente o conoscente.

Niente di più sbagliato! All’inizio del mio lavoro ci sono cascata anch’io e mi sono ritrovata in situazioni che non augurerei mai a nessuno: incomprensioni con il cliente, tempo speso in lunghe email e raccomandate per recuperare i propri compensi e alla fine soldi mai più visti, oltre che rapporti interpersonali andati in rovina.

Comprendo che può essere una seccatura spendere del tempo da dedicare alle carte e al lato burocratico, ma ti garantisco che in futuro ne comprenderai il valore. Ti tutelerà e, inoltre, mostrerai di essere molto più professionale. Qualsiasi persona quando compra un bene o un servizio, tu compreso, vuole avere chiarezza delle condizioni di acquisto e si sente più sicuro quando ha un documento scritto davanti.

Ricordati che il contratto va scritto in duplice copia, una originale per te e una originale per il tuo cliente. Consulta sempre un professionista di fiducia prima di procedere, così potrà dargli un’occhiata e consigliarti nel caso mancasse qualche clausola fondamentale o ci fosse qualche modifica da apportare.

Se il contratto ti viene proposto, invece, direttamente dai tuoi clienti (ad esempio un’azienda) sappi che a volte potrà capitare che ti diranno che i loro contratti sono standard e, quindi, non modificabili. Purtroppo, a volte, alcune clausole imposte da loro potrebbero essere vessatorie nei tuoi confronti. Per questo motivo, prima di accettare, leggi con calma una copia della bozza e chiedi sempre un parere ad un esperto.

Nel nostro studio ci teniamo a verificare anche questo per la tutela dei nostri clienti così da avvisarli per tempo (e non quando la frittata è fatta).

Mi raccomando!

In allegato trovi un fac-simile di lettera di incarico. Spero possa esserti utile

Dott.ssa Federica Bellomia – Studio Bellomia Advisor Il Commercialista per i giovani
consulenza@bellomiadvisor.it
348/3921101, 039/2260095
https://bellomiadvisor.it/

"Scrittura privata avente ad oggetto il conferimento dell’incarico professionale”

Il sottoscritto nato a… il…, residente a… in via …n…, C.F. …., P.Iva…, pec …, successivamente denominato “Cliente”

CONFERISCE

a ………………… con studio/sede legale in ………. (…), via ………….., c.f. …….. e P. Iva …….., email ……….., pec ………, iscritto all’Ordine di …………. con il n. ………., successivamente denominato “Professionista”,

il seguente incarico professionale, disciplinato dai seguenti articoli ed accettato dal Professionista mediante sottoscrizione della presente lettera di incarico:

1. Oggetto e complessità dell’incarico
……………………………… (indicare la prestazione)

2. Esecuzione dell’incarico
Il Professionista si impegna ad eseguire l’incarico conferito dal Cliente nel rispetto degli artt. 2229 e ss. del codice civile.

3. Decorrenza e durata dell’incarico
Il conferimento dell’incarico decorre dal ……………. e si intende conferito fino al ……………, con rinnovo tacito annuale.
Il Cliente e il Professionista possono escludere il rinnovo tacito comunicando all’altra parte la propria volontà a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento o tramite e-mail pec da inviarsi entro .... giorni dalla scadenza.

4. Compensi, spese e contributi
Per lo svolgimento delle prestazioni oggetto del presente incarico, al Professionista spetta un compenso:
•    nella misura di euro ……………..
per un totale pari a euro ……….., comprensivi di cassa di previdenza (…….%), soggetto a ritenuta d’acconto oppure non soggetto a ritenuta d’acconto né IVA ai sensi dell’art…………………., con termine ultimo di pagamento a ……… giorni dalla richiesta formulata dal Professionista.
Le parti convengono che il compenso venga corrisposto anticipatamente/posticipatamente in unica soluzione/in … rate di pari importo di euro….. con cadenza mensile/trimestrale/ecc., tramite bonifico bancario sul conto corrente intestato a:
Nome e Cognome
Banca ……
IBAN: ……
Per le eventuali prestazioni specifiche diverse da quelle indicate nella presente lettera di incarico i corrispondenti compensi saranno determinati sulla base di un ulteriore accordo fra il Cliente e il Professionista, commisurati all’impegno richiesto e alla complessità dell’incarico.

5. Obblighi del Professionista
a) Diligenza. Con l’assunzione dell’incarico, il Professionista si impegna a prestare la propria opera usando la diligenza richiesta dalla natura dell’attività esercitata, dalle leggi e dalle norme deontologiche della professione.
b) Divieto di ritenzione. Il Professionista trattiene, ai sensi dell'art. 2235 del codice civile, la documentazione fornita dal Cliente per il tempo strettamente necessario all’espletamento dell’incarico, salvo diversi accordi con il Cliente.
c) Segreto professionale. Il Professionista rispetta il segreto professionale non divulgando fatti o informazioni di cui è venuto a conoscenza in relazione all’esecuzione dell’incarico; né degli stessi può essere fatto uso, sia nel proprio che nell’altrui interesse, curando e vigilando che anche i collaboratori, i dipendenti e i tirocinanti mantengano lo stesso segreto professionale.
d) Trasparenza. Il Professionista si impegna a comunicare al Cliente le informazioni in ordine all’esecuzione dell’incarico e all’esistenza di conflitti di interesse fra il Professionista e il Cliente.

6. Diritti e Obblighi del Cliente
Il Professionista dichiara e il Cliente prende atto che la legge prevede termini e scadenze obbligatori per gli adempimenti connessi alla prestazione professionale indicata in oggetto. La consegna della documentazione occorrente alla prestazione professionale non sarà oggetto di sollecito o ritiro da parte del Professionista, che, pertanto, declina ogni responsabilità per mancata o tardiva esecuzione dell’incarico dovuta al ritardo, incuria o inerzia da parte del Cliente.
Il Cliente e il Professionista convengono che la documentazione ricevuta è conservata dal Professionista fino alla conclusione dell’incarico. Il Cliente e il Professionista convengono che il Professionista non è tenuto a conservare la documentazione ricevuta decorsi .... anni dalla conclusione dell’incarico.
Il Cliente deve collaborare con il Professionista ai fini dell’esecuzione del presente incarico consentendo allo stesso ogni attività di accesso e controllo dei dati necessari per l’espletamento dell’incarico.
Il Cliente ha l’obbligo di informare tempestivamente il Professionista su qualsivoglia variazione che abbia inerenza all’incarico conferito mediante atti scritti.

7. Protezione dei dati personali
Ai sensi dell’articolo 13 del GDPR 2016/679, il Cliente autorizza il Professionista al trattamento dei propri dati personali per l’esecuzione dell’incarico affidato.
In particolare, il Cliente dichiara di essere stato informato circa:
a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;
b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l’ambito di diffusione dei dati medesimi;
e) i diritti di cui all’articolo 13 del GDPR 2016/679;
f) il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del responsabile del trattamento.

8. Interessi di mora
Nel caso in cui i pagamenti dei compensi non siano effettuati nei termini di cui al precedente art. 4, saranno da corrispondere gli interessi di mora determinati ai sensi di legge.

9. Clausola risolutiva
Qualora il ritardo dei pagamenti di quanto dovuto dal cliente, in base alla presente lettera di incarico, si sia protratto per oltre…giorni rispetto al termine pattuito all’art. 4 della presente scrittura, il contratto si risolve automaticamente ipso iure.
Si rende noto comunque al cliente che il Professionista si impegna ad adempiere agli atti, derivanti dal presente incarico, la cui scadenza ricada entro la data ultima di pagamento stabilita all’art. 4 della presente scrittura.

10. Recesso
Il Professionista può recedere dal contratto per giusta causa ovvero qualora, a suo insindacabile giudizio, ritenga venuto meno il rapporto fiduciario con il cliente.
In tale circostanza egli ha diritto al rimborso delle spese sostenute ed al compenso per l’opera svolta.
Il Cliente riconosce che costituiscono esplicitamente giusta causa di recesso:
•    il mancato adempimento degli obblighi di cui al presente contratto;
•    il mancato rispetto dei pareri forniti dal Professionista vertenti sull’oggetto del contratto.
Il suddetto elenco ha valenza esemplificativa e non esclusiva.
Il diritto di recedere dal contratto deve essere esercitato dal Professionista in modo da non recare pregiudizio al Cliente, dandogliene comunicazione per iscritto, a mezzo raccomandata A/R o P.E.C., con un preavviso di... giorni.
Il Cliente può recedere dal contratto in qualsiasi momento, senza alcun obbligo di motivazione, mediante comunicazione scritta via pec o raccomandata con ricevuta di ritorno. In tal caso il Cliente sarà comunque tenuto a rimborsare le spese sostenute ed a pagare il compenso dovuto per l’annualità in corso e per l’opera già svolta ove sia stato stipulato un successivo accordo economico in base ai risultati raggiunti.
In deroga alla disciplina generale dell’art. 2237 c.c., le parti convengono che è previsto un risarcimento per il Professionista in caso di recesso anticipato del Cliente ex art. 1223 c.c.: nel caso in cui il Cliente revochi anticipatamente il mandato professionale conferito, il Professionista ha diritto ad una semestralità del corrispettivo pattuito, a titolo di indennità per la risoluzione del contratto.

11. Polizza assicurativa
Il Professionista attualmente è assicurato per la responsabilità civile contro i rischi professionali, fino al massimale di euro ………. per sinistro e per danno assicurativo con polizza n. ……………

12. Clausola di Mediazione e Arbitrato
Il Cliente e il Professionista convengono che ogni controversia che dovesse insorgere in relazione al presente contratto, comprese quelle relative alla sua validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione, e degli atti che ne costituiscono emanazione, compresa ogni ragione di danni, sarà sottoposta alla Procedura di Mediazione da parte di ………… con sede in……….., C.F./P.IVA ………….., iscritto presso ….., in base al relativo Regolamento di Mediazione.
Il Cliente e il Professionista si impegnano a ricorrere alla Procedura di Mediazione dell’Organismo preposto prima di iniziare qualsiasi procedimento giudiziale.
Nel caso di insuccesso del tentativo di mediazione, è facoltà delle parti richiedere allo stesso Organismo di Mediazione la risoluzione della controversia con un arbitrato rituale procedendo a nominare un arbitro in conformità al citato Regolamento. L’arbitro deciderà secondo diritto.

13. Elezione di domicilio
Per gli effetti della presente, il Cliente e il Professionista eleggono domicilio nei luoghi in precedenza indicati.

14. Rinvio
Per quanto non espressamente previsto dalla presente lettera di incarico, si rinvia alle disposizioni del codice civile sulle professioni intellettuali di cui agli artt. 2229 e seguenti del codice civile, alla normativa vigente in materia, nonché all’ordinamento professionale, agli obblighi deontologici e agli usi locali.

Luogo, data

Il Cliente _________________________________________________

Il Professionista _________________________________________________

Si accettano espressamente i seguenti articoli: art. 4. “Compensi, spese e contributi”; art. 6 “Diritti e Obblighi del Cliente”; art. 8 “Interessi di mora”; art. 9 “Clausola risolutiva”; art. 10 “Recesso”; art. 12 “Clausola di Mediazione e Arbitrato”.

Luogo, data

Il Cliente _________________________________________________

La presente lettera di incarico redatta in duplice originale è stata sottoscritta dal Cliente anche per ricevuta.

Il Cliente _________________________________________________