La Contabilità Analitica per Aziende Commerciali
Determinazione del Reddito Operativo per Cliente e figure di costo collegate
La competitività di ogni azienda è legata, anche ma non solo, alla sua capacità di gestire in modo efficiente le risorse di cui si è dotata. Ciò accade quando l’organizzazione delle operazioni e delle attività poste in essere produce, per ogni combinazione prodotti/cliente, un reddito operativo positivo ed in grado di coprire le voci economiche successive (oneri finanziari e imposte dirette), generando così un risultato finale (ancora positivo) atto a remunerare correttamente il capitale di rischio.
Il sistema che permette di verificare che quanto sopra descritto avvenga è il sistema di Contabilità Analitica (o industriale) che, ponendo in relazione i valori economici delle risorse impiegate con i valori fisici risultanti dal loro impiego, rispetto al risultato finale della vendita, permette di verificare il grado di efficienza dell’organizzazione complessivamente e nelle sue parti.
Prima di addentrarci nelle figure di costo che caratterizzano il sistema di Contabilità Analitica (di un’azienda commerciale nel settore del beverage), sono necessarie le seguenti premesse:
1) Le aziende commerciali si caratterizzano per le attività di acquisto e distribuzione. Le loro operazioni tipiche sono quindi l’approvvigionamento, il deposito, la movimentazione (interna) e la distribuzione dei prodotti e delle merci ai clienti. Concorrono allo svolgimento delle attività risorse diverse, collocabili nelle categorie dei costi variabili e dei costi fissi, legati nella determinazione del reddito operativo, risultato finale della gestione caratteristica dell’impresa, calcolato per differenza rispetto ai ricavi delle vendite e delle prestazioni. È sin d’ora necessaria una precisazione. Il reddito operativo è normalmente calcolato al lordo degli oneri finanziari perché questi ultimi appartengono a scelte di finanziamento dell’attività d’impresa che non sono legate al business. Però, poiché gli impieghi a breve devono trovare copertura con fonti a breve e sapendo che normalmente le due voci dell’attivo che generano fabbisogno sono le scorte ed i crediti commerciali, in una logica di allocazione dei costi, gli oneri finanziari a breve possono essere ripartiti su queste due voci, e successivamente ribaltati sui clienti. Il reddito operativo così calcolato risulterà quindi al netto degli oneri finanziari a breve.
2) Come più sopra indicato, la Contabilità Analitica di distingue dalla Generale per l’utilizzo di parametri fisco tecnici nella determinazione dei risultati specifici e nel calcolo dei livelli di efficacia e di efficienza delle risorse impiegate. Il sistema delle rilevazioni fisiche è fondamentale, poiché da questo dipende il livello di analiticità e precisione del dell’intero sistema contabile analitico.
3) Per garantire un corretto funzionamento del sistema di contabilità industriale è opportuno che lo stesso si basi su software dedicati, meglio se integrati in sistemi ERP. Inoltre, il monitoraggio continuo delle attività e dei loro risultati in termini di efficacia e di efficienza, può essere oggi facilmente presidiato dai sistemi di business intelligence.
Quindi, il reddito operativo complessivo è la somma delle "porzioni" di reddito operativo generato dalle diverse combinazioni di "vendita di prodotti" / "costo delle risorse" per ogni cliente. Ma non è affatto certo che ogni cliente servito produca un reddito operativo positivo, ovvero che, attraverso il margine di intermediazione realizzato con le vendite si possano coprire completamente i costi sostenuti per le vendite effettuate. Un sistema di contabilità analitica correttamente impostato, nei termini che diremo tra poco, può altresì informare sistematicamente il management dell’azienda sulle combinazioni di clienti/prodotti che non realizzano un reddito operativo positivo, segnalandone le cause e quindi dando opportunità d’intervento per ripristinare corrette condizioni di gestione.
Sono sette le figure di costo che il sistema di Contabilità Analitica deve individuare e collocare rispetto al valore della vendita per determinare il reddito operativo generato da ciascun cliente, queste sette figure di costo sono:
1. il costo dei prodotti e delle merci acquistati;
2. il costo di occupazione degli spazi in magazzino (per il tempo di permanenza);
3. il costo della movimentazione (in entrata ed in uscita);
4. il costo della distribuzione (consegne);
5. il costo di evasione dell’ordine;
6. il costo della scorta di prodotto;
7. il costo del credito.
La corretta impostazione del sistema prevede di definire la tracciabilità delle operazioni eseguite per ogni prodotto e per ogni cliente, da "incrociare" poi attraverso adeguati parametri di allocazione dei costi dei prodotti sui clienti. È quindi opportuno riflettere sulle diverse figure di costo e sulla loro calcolo.
Tabella delle voci di costo.
Voce di costo
Costo di Prodotto
Costo del Cliente
Merci e Prodotti
X
Spazio magazzino
X
Movimentazione
X (in entrata)
X (in uscita)
Distribuzione
X
Evasione dell’Ordine Fornitore/Cliente
X
X
Scorte a magazzino
X
Credito al Cliente
X
(1) Il primo costo è il costo di acquisto dei prodotti e delle merci, calcolato al netto di sconti, promozioni, e altre voci che concorrono a rettificare il costo del prodotto portato a magazzino. Deve essere identificato per unità di vendita, queste possono di volta in volta differire in funzione del tipo di confezionamento adottato. Le unità di vendita possono coincidere oppure essere dei multipli delle unità di consumo (unità di prodotto resa disponibile per il consumatore finale). All’unità di vendita utilizzata dall’azienda per quel prodotto (e ai sui multipli) si riconducono poi tutti i costi calcolati. Alle unità di vendita fanno riferimento anche i prezzi collegati.
(2) Il costo dello spazio occupato a magazzino è legato alle merci ed ai prodotti in funzione della loro voluminosità e del valore medio delle giacenze. Il costo di occupazione fa riferimento a tutti i costi legati all’attività di stoccaggio delle merci, ad esclusione delle attività di movimentazioni, ripartiti per unità di volume di stoccaggio (metro cubo / metro quadro).
(3) Il costo delle movimentazioni va separato fra movimentazioni in entrata delle merci (carico) legate alle consegne da parte dei fornitori, e movimentazioni in uscita (scarichi) legate all’approntamento dei prodotti per i clienti.
(4) Il costo della distribuzione è riferito a tutti i costi per la consegna dei prodotti ai clienti (dopo il carico degli automezzi) tenendo conto della suddivisione del costo delle consegne anche in funzione della saturazione dei volumi degli automezzi (importate indice di valutazione dell’efficienza delle consegne). Il costo delle consegne è un costo che si distribuisce fra i vari clienti interessati dal viaggio di consegna, quando più d’uno, ed in funzione dell’occupazione dello spazio dell’automezzo per quel cliente. Risulta diverso il sistema di imputazione del costo quando questo deriva da un’attività svolta da terzi rispetto all’attività svolta con risorse interne. È da ricordare che nel costo degli automezzi può essere indicato, come quota annuale, il costo figurativo legato al riacquisto del bene dopo un certo numero di anni di utilizzo rispetto al valore dell’ammortamento contabile.
(5) Costo dell’evasione dell’ordine a fornitore e dell’ordine cliente. Sono i costi delle attività amministrative degli uffici preposti a presidiare il processo, dall’ordine fornitore alla gestione dell’ordine cliente. Il volume dei documenti prodotti da ogni ufficio, per prodotto o per cliente può essere una buona base per l’allocazione dei costi registrati sui prodotti o sui clienti.
(6) Il costo delle scorte, è il costo in termini finanziari (quota parte degli oneri finanziari a breve più eventuali spese e commissioni) legato al valore delle scorte, calcolato sulla base delle scorte medie per prodotto.
(7) Il costo del credito. Come per la voce prevedente è il costo in termini finanziari (quota parte degli oneri finanziari a breve più eventuali spese e commissioni) legato al valore del credito medio registrato per ogni cliente.
Per quanto attiene ai ricavi dei vendita per ogni cliente, da questi devono essere dedotte le voci di sconto applicate, le promozioni e tutte le alte voci in diminuzione del prezzo lordo, legate alle politiche di vendita / promozione, poi i costi dei trasporti su vendite, i costi dell’intermediazione commerciale, ed altre figure di costo direttamente legate alle vendite sulla base delle quantità.
La difficoltà maggiore nell’implementazione di un sistema di Contabilità Analitica è legata alla rilevazione dei parametri fisico tecnici. Questa è la vera sfida, in quanto coinvolge la gran parte del personale, non sempre favorevole alla registrazione delle operazioni e dei tempi. Registrazioni che al pari di quelle contabili devono trovare opportuna quadratura con i valori complessivi trattati dal sistema. D’altro canto dal contabilità analitica si può far dipendere il sistema premiante, una volta individuati obiettivi di efficacia e di efficienza rispetto ai quali attivare i premi.
Il sistema che permette di verificare che quanto sopra descritto avvenga è il sistema di Contabilità Analitica (o industriale) che, ponendo in relazione i valori economici delle risorse impiegate con i valori fisici risultanti dal loro impiego, rispetto al risultato finale della vendita, permette di verificare il grado di efficienza dell’organizzazione complessivamente e nelle sue parti.
Prima di addentrarci nelle figure di costo che caratterizzano il sistema di Contabilità Analitica (di un’azienda commerciale nel settore del beverage), sono necessarie le seguenti premesse:
1) Le aziende commerciali si caratterizzano per le attività di acquisto e distribuzione. Le loro operazioni tipiche sono quindi l’approvvigionamento, il deposito, la movimentazione (interna) e la distribuzione dei prodotti e delle merci ai clienti. Concorrono allo svolgimento delle attività risorse diverse, collocabili nelle categorie dei costi variabili e dei costi fissi, legati nella determinazione del reddito operativo, risultato finale della gestione caratteristica dell’impresa, calcolato per differenza rispetto ai ricavi delle vendite e delle prestazioni. È sin d’ora necessaria una precisazione. Il reddito operativo è normalmente calcolato al lordo degli oneri finanziari perché questi ultimi appartengono a scelte di finanziamento dell’attività d’impresa che non sono legate al business. Però, poiché gli impieghi a breve devono trovare copertura con fonti a breve e sapendo che normalmente le due voci dell’attivo che generano fabbisogno sono le scorte ed i crediti commerciali, in una logica di allocazione dei costi, gli oneri finanziari a breve possono essere ripartiti su queste due voci, e successivamente ribaltati sui clienti. Il reddito operativo così calcolato risulterà quindi al netto degli oneri finanziari a breve.
2) Come più sopra indicato, la Contabilità Analitica di distingue dalla Generale per l’utilizzo di parametri fisco tecnici nella determinazione dei risultati specifici e nel calcolo dei livelli di efficacia e di efficienza delle risorse impiegate. Il sistema delle rilevazioni fisiche è fondamentale, poiché da questo dipende il livello di analiticità e precisione del dell’intero sistema contabile analitico.
3) Per garantire un corretto funzionamento del sistema di contabilità industriale è opportuno che lo stesso si basi su software dedicati, meglio se integrati in sistemi ERP. Inoltre, il monitoraggio continuo delle attività e dei loro risultati in termini di efficacia e di efficienza, può essere oggi facilmente presidiato dai sistemi di business intelligence.
Quindi, il reddito operativo complessivo è la somma delle "porzioni" di reddito operativo generato dalle diverse combinazioni di "vendita di prodotti" / "costo delle risorse" per ogni cliente. Ma non è affatto certo che ogni cliente servito produca un reddito operativo positivo, ovvero che, attraverso il margine di intermediazione realizzato con le vendite si possano coprire completamente i costi sostenuti per le vendite effettuate. Un sistema di contabilità analitica correttamente impostato, nei termini che diremo tra poco, può altresì informare sistematicamente il management dell’azienda sulle combinazioni di clienti/prodotti che non realizzano un reddito operativo positivo, segnalandone le cause e quindi dando opportunità d’intervento per ripristinare corrette condizioni di gestione.
Sono sette le figure di costo che il sistema di Contabilità Analitica deve individuare e collocare rispetto al valore della vendita per determinare il reddito operativo generato da ciascun cliente, queste sette figure di costo sono:
1. il costo dei prodotti e delle merci acquistati;
2. il costo di occupazione degli spazi in magazzino (per il tempo di permanenza);
3. il costo della movimentazione (in entrata ed in uscita);
4. il costo della distribuzione (consegne);
5. il costo di evasione dell’ordine;
6. il costo della scorta di prodotto;
7. il costo del credito.
La corretta impostazione del sistema prevede di definire la tracciabilità delle operazioni eseguite per ogni prodotto e per ogni cliente, da "incrociare" poi attraverso adeguati parametri di allocazione dei costi dei prodotti sui clienti. È quindi opportuno riflettere sulle diverse figure di costo e sulla loro calcolo.
Tabella delle voci di costo.
Voce di costo
Costo di Prodotto
Costo del Cliente
Merci e Prodotti
X
Spazio magazzino
X
Movimentazione
X (in entrata)
X (in uscita)
Distribuzione
X
Evasione dell’Ordine Fornitore/Cliente
X
X
Scorte a magazzino
X
Credito al Cliente
X
(1) Il primo costo è il costo di acquisto dei prodotti e delle merci, calcolato al netto di sconti, promozioni, e altre voci che concorrono a rettificare il costo del prodotto portato a magazzino. Deve essere identificato per unità di vendita, queste possono di volta in volta differire in funzione del tipo di confezionamento adottato. Le unità di vendita possono coincidere oppure essere dei multipli delle unità di consumo (unità di prodotto resa disponibile per il consumatore finale). All’unità di vendita utilizzata dall’azienda per quel prodotto (e ai sui multipli) si riconducono poi tutti i costi calcolati. Alle unità di vendita fanno riferimento anche i prezzi collegati.
(2) Il costo dello spazio occupato a magazzino è legato alle merci ed ai prodotti in funzione della loro voluminosità e del valore medio delle giacenze. Il costo di occupazione fa riferimento a tutti i costi legati all’attività di stoccaggio delle merci, ad esclusione delle attività di movimentazioni, ripartiti per unità di volume di stoccaggio (metro cubo / metro quadro).
(3) Il costo delle movimentazioni va separato fra movimentazioni in entrata delle merci (carico) legate alle consegne da parte dei fornitori, e movimentazioni in uscita (scarichi) legate all’approntamento dei prodotti per i clienti.
(4) Il costo della distribuzione è riferito a tutti i costi per la consegna dei prodotti ai clienti (dopo il carico degli automezzi) tenendo conto della suddivisione del costo delle consegne anche in funzione della saturazione dei volumi degli automezzi (importate indice di valutazione dell’efficienza delle consegne). Il costo delle consegne è un costo che si distribuisce fra i vari clienti interessati dal viaggio di consegna, quando più d’uno, ed in funzione dell’occupazione dello spazio dell’automezzo per quel cliente. Risulta diverso il sistema di imputazione del costo quando questo deriva da un’attività svolta da terzi rispetto all’attività svolta con risorse interne. È da ricordare che nel costo degli automezzi può essere indicato, come quota annuale, il costo figurativo legato al riacquisto del bene dopo un certo numero di anni di utilizzo rispetto al valore dell’ammortamento contabile.
(5) Costo dell’evasione dell’ordine a fornitore e dell’ordine cliente. Sono i costi delle attività amministrative degli uffici preposti a presidiare il processo, dall’ordine fornitore alla gestione dell’ordine cliente. Il volume dei documenti prodotti da ogni ufficio, per prodotto o per cliente può essere una buona base per l’allocazione dei costi registrati sui prodotti o sui clienti.
(6) Il costo delle scorte, è il costo in termini finanziari (quota parte degli oneri finanziari a breve più eventuali spese e commissioni) legato al valore delle scorte, calcolato sulla base delle scorte medie per prodotto.
(7) Il costo del credito. Come per la voce prevedente è il costo in termini finanziari (quota parte degli oneri finanziari a breve più eventuali spese e commissioni) legato al valore del credito medio registrato per ogni cliente.
Per quanto attiene ai ricavi dei vendita per ogni cliente, da questi devono essere dedotte le voci di sconto applicate, le promozioni e tutte le alte voci in diminuzione del prezzo lordo, legate alle politiche di vendita / promozione, poi i costi dei trasporti su vendite, i costi dell’intermediazione commerciale, ed altre figure di costo direttamente legate alle vendite sulla base delle quantità.
La difficoltà maggiore nell’implementazione di un sistema di Contabilità Analitica è legata alla rilevazione dei parametri fisico tecnici. Questa è la vera sfida, in quanto coinvolge la gran parte del personale, non sempre favorevole alla registrazione delle operazioni e dei tempi. Registrazioni che al pari di quelle contabili devono trovare opportuna quadratura con i valori complessivi trattati dal sistema. D’altro canto dal contabilità analitica si può far dipendere il sistema premiante, una volta individuati obiettivi di efficacia e di efficienza rispetto ai quali attivare i premi.
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