Origine della merce e logistica integrata: la spedizione delle merci (parte 4)

Siamo arrivati all’ultimo stadio della compravendita

Eccoci ancora insieme per la parte finale di questa saga dedicata a due dei peggior nemici di una azienda manufatturiera o produttrice/rivenditrice di beni, l’origine della merce e la distinta base.

Bene, il nostro prezioso articolo prodotto, imballato e dotato di “etichetta parlante” è ora stato stoccato in magazzino e caricato a gestionale.

La stampa dell’ordine per il cliente con tutti i riferimenti e codici (a barre o QR) e l’addetto, sia esso automatizzato od umano, di solito umano (se fosse automatizzato probabilmente tutto ciò che segue voi lo fate già) si appresta a preparare ed imballare l’ordine.

Fatto questo, e rilevati peso netto, lordo e volumi il documento passa all’ufficio export per la preparazione dei documenti di trasporto.

Identifichiamo i partecipanti?

I fili del gioco in questa fase, sono tirati, obbligatoriamente, da due figure: Export manager e Logistic Manager, quest’ ultimo fondamentale nel dare le giuste istruzioni nella preparazione ed imballo della merce (in conformità, tra l'altro, all’ISPM 15).

Intervengono nell’identificazione dei corretti documenti da effettuare anche le seguenti figure: commerciale di riferimento che provvede a consegnare il contratto di compravendita alle due posizioni sopra menzionate; il responsabile di produzione che deve condividere la distinta base in modo da controllare se, il prodotto che stiamo spedendo, risulta essere o meno, di origine preferenziale secondo gli accordi che l’Unione Europea ha con il paese di destino; responsabile della qualità, in quanto gestore dei certificati aziendali che fornirà eventuali copie delle dichiarazioni che attestano l’origine dei prodotti componenti le distinte base e il responsabile acquisti che contribuisce fornendo i codici doganali delle merci acquistate.

Ci stai prendendo in giro?

“Michele, perdona, ci stai prendendo in giro?"Se invece che un paragrafo dicevi tutti non facevi prima?" “Si certo, avrei fatto prima ma non avrei rimarcato i ruoli di tutti i partecipanti e non sarebbe sicuramente passato il concetto che questo è un processo che DEVE essere affrontato da un TEAM, a cui partecipano anche e soprattutto eventuali titolari, amministratori delegati e direttori che, anche se vi assicuro comprendo le vostre ragioni, non dovrebbero considerare questi processi come una perdita di tempo".

Anche perché, se avete seguito l’iter sviluppato negli articoli precedenti a questo, tutte le informazioni necessarie elencate al punto due saranno già in distinta base.

I rischi a livello finanziario e penale che possono derivare dall’inesattezza di determinate informazioni basilari, necessarie a performare correttamente un'operazione doganale sono altissimi!

Cominciamo a preparare i documenti

Partiamo con l’assimilare un concetto che dobbiamo tenere sempre presente, tutti i documenti con validità doganale (ivi inclusi i documenti intracomunitari) appartenenti ad un'unica spedizione devono essere, tra loro, coerenti.

Questo significa, ove richiesti, di inserire sempre i dati corretti, rimandare in ogni caso ad altri documenti di riferimento che possano comprovare la veridicità di quanto scritto.

Step 1 il DDT: questo documento necessita per il transito stradale/intermodale che la merce dovrà fare sul suolo Europeo, fino alla dogana di uscita dall’UE. Come nei trasporti intra UE, anche in caso di esportazione verso un paese terzo, i documenti validi per il transito in Italia sono il DDT, per il resto dei paesi comunitari, oltre a quanto menzionato, anche il CMR. Nel caso in cui si debba passare attraverso un paese extra UE per arrivare alla dogana di uscita (esempio dogana Bulgara oppure Tedesca in alcuni casi) altro documento necessario sarà il T1.

Che informazioni deve contenere il DDT?

Beh, innanzitutto l’anagrafica completa di chi spedisce, incluso codice EORI e l’anagrafica completa di colui che sarà l’acquirente; il soggetto con cui avete siglato il contratto di compravendita e che, la maggior parte delle volte, sarà anche l’intestatario della fattura; in caso la destinazione della merce sia diversa, ritengo necessario inoltre (anche se non obbligatorio e vedremo poi perché) indicare eventuale ragione sociale e indirizzo (ritengo anche VAT number) del soggetto che fisicamente riceverà la merce (argomento che approfondiremo meglio in futuro, trattando di trasporti, triangolazioni ed altro); oltre a questo tutti i dati che, ragionevolmente, avete incluso come obbligo, nel contratto di compravendita/conferma d’ordine a cui farete diretto riferimento nel DDT, ossia: tipologia della merce, quantitativo della merce; consiglio, anche se non obbligatorio, origine della merce ed eventuale origine preferenziale; numero colli e tipologia imballo; peso netto; peso lordo; volume. Consiglio personalmente di inserire anche tre, anzi quattro altri dati che vengono spesso omessi su DDT: tipologia di pagamento concordato; valuta concordata per il pagamento; Incoterm concordato in sede di contratto di acquisto e dati dei vettori, almeno quello che effettuerà il ritiro della merce.

Il documento principe dell’esportazione?

Senza dubbio, ma anche il suo prestigio diminuisce in caso di inesattezza degli altri documenti.

Step 2 la FATTURA: questo documento deve includere tutte, e ripeto tutte, le informazioni contenute nel DDT a cui deve fare tassativamente riferimento!

Quindi, tutto quanto elencato al punto precedente, sia quello obbligatorio che quello consigliato che per questo documento diventa obbligatorio, eccezion fatta che per i dati dei vettori che risultano assolutamente ininfluenti in questo documento.

Oltre a quanto menzionato in precedenza, sulla fattura porre particolare cura e controllo nelle eventuali approssimazioni dei decimali, in caso abbiate prezzi con tanti decimali approssimate almeno al 5° decimale in modo che non ci siano incongruenze con i dati eventualmente rilevati in dogana od al porto, riguardo al peso.

Inserite tassativamente tutti i codici doganali, ove possibile uno per ogni articolo, ed indicate quali articoli hanno origine preferenziale e quali no, se avete bisogno di un aiuto per questo non avete che da contattarmi e mandarmi un facsimile della vostra fattura e vi guiderò nell’ impostazione ufficiale. Ricordate, inoltre, che la prima consulenza, se fatta via web è gratuita della durata di 30/45 minuti.

Dopo questo stacchetto pubblicitario?

Dopo questa piccola parentesi atta alla potenziale crescita del mio business arriviamo ad un bivio…si, in quanto da questo momento i documenti si differenziano in base alla spedizione se intracomunitaria od extracomunitaria. “Ok Michele, ma stai invecchiando, ti dimentichi sempre qualcosa????Quelle Nazionali?"  "O mia platea, no, non mi dimentico, semplicemente quelli nazionali sono finiti qui…unica cosa che mi sento di dirvi, riguardo le spedizioni Nazionali, soprattutto quelle in EXW, è di richiedere il DDT firmato per ricezione, che non è assolutamente un obbligo ma abituerà i vostri clienti a questo iter che probabilmente diventerà urgenza nei prossimi tempi ed in ogni caso è sempre ben visto in caso di eventuali visite di verifica da parte della GdF".

Con questo chiedo licenza da lor signori e, per chi apprezza la tortura ed il masochismo, dò appuntamento al quinto e spero ultimo capitolo di questa saga.

Grazie a tutti voi.