Origine della merce e logistica integrata: le spedizioni Extra UE (Parte 6)

• Questa volta non si scherza

Ancora una volta, prima delle agognate ferie, un buongiorno a tutti voi e bentornati. Probabilmente in questo articolo mi troverete più serio del solito, non preoccupatevi, nulla è cambiato, il mio affetto nei Vostri confronti è immutato, devo però scegliere in maniera molto oculata il modo in cui scrivere, essere il più possibile preciso, conciso e comprensibile. Non sarà molto facile farlo, essendo questo, insieme all’import, l’argomento più sensibile di tutta questa serie di incontri. Effettivamente, mentre sto scrivendo, ancora non so se sarà sufficiente (come spero) un solo articolo oppure se dovrò fare una aggiuntina in seconda sede. Quindi, andiamo a cominciare.

• Tutto ritorna all’ovile

Il “deus ex machina” di questa operazione è il responsabile logistico che, in stretta collaborazione con il dipartimento export si occuperà e supervisionerà l’operazione finale di tutto l’iter logistico cominciato con l’acquisizione dell’ordine. Come probabilmente avete notato, se avete avuto la costanza di leggere tutti e cinque i precedenti articoli, il responsabile logistico è l’unica figura che compare sempre in tutte le parti che compongono l’operatività legata alla logistica integrata. In effetti sarebbe sua cura supervisionare e in caso consigliare (non comandare, consigliare) tutti i colleghi coinvolti nelle varie “sessioni” che comportano una corretta gestione dell’iter che governa questo sistema.

• Fase 1: il controllo

Per iniziare il responsabile logistico e l’export manager dovranno controllare tassativamente di essere in possesso di tutta la documentazione inerente al processo in questione. E non solo, dovranno ricontrollare la correttezza di tutti i dati acquisiti dagli acquisti, dal commerciale (contrattualità), dalla produzione, dalla qualità e dal magazzino. In caso mancassero dei dati o semplicemente non foste convinti dell’esattezza degli stessi bloccate l’iter e procedete ad ulteriori controlli! Non commettete l’errore di pensare “va beh, lo faccio dopo” oppure “se lo ha scritto lui sarà giusto”; il rischio di dimenticarsi, ve lo dico per esperienza, è alto e in questa procedura è severamente vietato sbagliare. Detto questo sono sicuro che avrete controllato tutti i precedenti; a questo punto confermeremo, se un articolo è già prodotto, o assegneremo il corretto codice doganale e la corretta Origine della merce.

• Cominciamo a fare i documenti

Colgo l’occasione per fare un ripasso di tutti i documenti necessari per performare una spedizione, partendo da quelli necessari per ogni tipo di delivery per poi passare ad analizzare nel particolare le quattro tipologie di trasporto possibili su questo pianeta. Il DDT, nelle spedizioni extracomunitarie, ha l’unica funzione di certificare e consentire il trasporto della merce sul territorio Italiano. La normativa impone, comunque, che i documenti debbano essere conformi tra loro, quindi, anche il documento di trasporto dovrà contenere tutti i dati relativi alla spedizione. Andiamo ora ad elencare quelli obbligatori e quelli non obbligatori, ma che consiglio caldamente di inserire. Innanzitutto la ragione sociale e l’indirizzo del cliente ed eventualmente l’indirizzo di destinazione se diverso da questo, il tipo di pagamento concordato, indicare la descrizione più precisa possibile della merce venduta ed il quantitativo, io consiglierei anche di specificare il codice doganale di ogni articolo; nel corpo del DDT indicare anche l’incoterm completo, come convenuto in sede contrattuale, il peso netto, peso lordo e volume della merce; inoltre, il numero e la tipologia di colli. Importantissimo menzionare l’origine effettiva della merce e riassumere i codici doganali e la valuta di riferimento. Consiglio caldamente, anche se non obbligatorio tranne per alcuni paesi, di indicare il numero di contratto di riferimento e il numero di ordine e conferma d’ordine. Metterei anche due righe in relazione al regolamento CE 1334/2000 e successivi (DUAL USE). Fatto questo manca la data nel formato GG/MM/AAAA, il luogo di emissione, timbro e firma. Mi raccomando, la firma deve essere del titolare/direttore/amministratore delegato o persona avente delega omologata di firma indicando la sua posizione! Questo per quasi tutti i documenti; vi segnalerò io quali saranno esenti, la mancata osservazione di questo, se verificata dagli enti preposti, configura un reato di origine penale.

• Andiamo avanti con i documenti obbligatori

Fatto il DDT, facciamo la fattura, la quale dovrà contenere tutti i dati presenti nel corpo del documento di trasporto e in più il prezzo, finito, che il cliente pagherà per la vostra merce. Consiglio caldamente di inserirli nello stesso ordine in cui sono presenti nel DDT. Personalmente, indicherei nel corpo anche l’eventuale indirizzo del destinatario se differente da quello del cliente; inoltre, un paio di altre cose in caso di triangolazione, ma dedicheremo in futuro un articolo apposta a queste magiche operazioni di triangolazione e quadrangolazione. Ora passiamo al packing list, documento di solito declassato a semplice accessorio, invece assolutamente importante, soprattutto all’arrivo della merce nella dogana di destino. Un packing list correttamente compilato e controllato, conforme agli altri documenti della spedizione, evita (o dovrebbe evitare) eventuali blocchi della merce per controlli che vanno poi ad impattare economicamente per il cliente e di conseguenza sulla vostra affidabilità di fornitore (ahimè anche se non dovesse essere colpa vostra e anche se avete menzionato la cosa a livello contrattuale). Il packing list deve contenere, oltre al dettaglio della merce contenuta in ogni singolo collo, tutte le informazioni accessorie contenute nel corpo della fattura. Entrambi questi documenti devono essere timbrati e firmati come descritto nel capitolo precedente.

• Fase 2: ancora il controllo

Come avrete ben capito questo è il leit motiv di questo ultimo step. Oltre ad essere molto delicato è l’unico passaggio che non è subordinato a controllo da parte di terzi essendo l’ultimo della catena. Questo implica la massima attenzione nella compilazione dei documenti da parte dei responsabili di questa fase. Ok, ora che abbiamo fatto i tre documenti principe della spedizione passiamo oltre e, sempre con tutti i documenti davanti a noi, andiamo a compilare la Dichiarazione di libera esportazione. Questa dichiarazione è da compilare solamente se siete sicuri che la vostra merce sia esportata per scopi civili e non soggetti ad embargo per il paese di destinazione. Se non siete sicuri che sia così fate sempre riferimento al MISE (www.mise.gov.it) così da poter appurare l’eventuale situazione attuale per il codice doganale di riferimento. Il prossimo documento non è obbligatorio ma dovrebbe diventarlo, ecco perché lo inserisco in questo capitolo. Si tratta del Mandato Generale di rappresentanza doganale; qualunque sia il vettore/spedizioniere che voi o il vostro cliente vogliate usare per effettuare il trasporto compilate sempre questo documento. Ciò vi permetterà di avere sempre i dati dei vettori aggiornati, cosa non indifferente quando dovrete richiedere la prova di avvenuta esportazione, nonché di stabilire voi quale sarà l’obbligo, a livello di responsabilità doganale, tra il mittente ed il vettore. A questo scopo vi consiglio di compilarlo sempre su vostro modulo e non dalla modulistica inviata dal vettore che, per ovvi motivi, tenderà a tutelare i suoi interessi in loco dei vostri. N.B. entrambi i documenti di cui sopra devono essere firmati dalla stessa persona che firma DDT, fattura e packing list.

• Fase 3/a: compilazione e controllo dei documenti inerenti alle spedizioni su gomma e intermodali

A proposito, mi sono dimenticato un documento assolutamente non obbligatorio, ma importantissimo: le istruzioni al trasportatore. In caso ci siano istruzioni speciali e/o più codici doganali presenti sulla fattura, fate una bella lettera al trasportatore, menzionando tutti gli estremi del documento, indicandone numero e data, eventuali istruzioni particolari ed indicando peso netto, volume e valore per ogni codice doganale. Questo documento verrà firmato dal compilatore (responsabile logistico) oppure se non vuole prendersi la responsabilità (quale?) dal titolare o facente funzioni. Fatto questo, per le spedizioni camionistiche vi basterà compilare il CMR che abbiamo già sviscerato nella precedente puntata di questo romanzo. Alcuni trasportatori, soprattutto per merce destinata alle ex repubbliche sovietiche o in medio oriente vi chiederanno di fare CMR fino alla zona di confine e non fino a destinazione; bene non fatelo mai. Il CMR ha validità effettiva fino a destino per tutte le Nazioni firmatarie la convenzione e vale anche come prova alternativa di esportazione in caso. Ed oltre a questo potrete sempre avvalervi dell’eventuale assicurazione in caso di danneggiamento o smarrimento merci! Oltre ai documenti sopra elencati gli unici altri documenti che potrebbero essere richiesti (ma questo vale per tutti i tipi di spedizione) sono il Certificato d’Origine richiesto dal destinatario oppure una manleva richiesta dalla banca per particolari spedizioni o termini di pagamento applicati.

• Fase 3/b: compilazione e controllo dei documenti inerenti alle spedizioni marittime

In questo caso, chiaramente, il CMR non è assolutamente necessario giusto? No, sbagliato. Il CMR non sarà necessario se il porto di imbarco sarà un porto Italiano ma non sempre è così, la merce può partire da ogni porto situato nel territorio Comunitario; quindi, se la merce dovesse partire, per caso, da Amburgo, servirebbe si il documento per accompagnare la merce dal luogo di partenza a quello di imbarco. Oltre a questo necessario sarà compilare il VGM l’autorizzazione alla pesatura, come da convenzione SOLAS 74 sulla sicurezza per la navigazione dei mezzi per trasporto merci, questo documento verrà firmato dal responsabile logistico come compilatore così come il modello di conformità alle norme ISPM 15 che andrebbe, a dire il vero compilato per tutte le esportazioni, ma a volte non richiesto. Oltre a questi ci possono essere (e ci sono) diversi documenti ed autorizzazioni richieste per particolari merci e/o paesi di destinazione; ve ne cito una ad esempio, l’autorizzazione al trattamento a caldo (Heating) della merce a 50/55° richiesta da Australia e Nuova Zelanda per l’entrata delle merci sul loro territorio nel periodo che, per noi dell’emisfero boreale va da settembre ad aprile. Se volete conoscere particolari documenti relativi a merci o destinazioni particolari contattatemi pure, non mi risulta possibile enunciarveli tutti in questa sede; oltre ad annoiarvi, morirei di fame e non mi sembrerebbe giusto nei miei confronti.

• Fase 3/c: compilazione e controllo dei documenti inerenti alle spedizioni aeree

In questo caso, però, il CMR non è veramente necessario giusto? Si, giusto, in questo caso non serve; per sua stessa natura la spedizione aerea prevede un carattere di urgenza, quindi, il porto di imbarco non solo sarà in Italia, ma di solito anche il più vicino possibile al luogo di partenza della merce. Per un'azienda per esempio con sede tra Milano e Como il porto di partenza sarà sicuramente Milano Malpensa oppure Bergamo Orio al Serio. Altri documenti? Nessuno…no non ci sarà altro da fare se non, consiglio, il modello di conformità alle norme ISPM 15. Mi permetto un paio di dritte: per ogni movimento aereo viene emesso un AWB (Air Way Bill), conservatelo insieme ai documenti, potrebbe valere come prova alternativa di avvenuta esportazione; inoltre, per risparmiare sul nolo aereo, imballate la merce in packages che non vadano oltre una base di cm 100x120 ed un’altezza massima di 145 cm.

• Hai fatto apposta a dimenticarti qualcosa?

Si, è vero, l’ho fatto apposta. Quello che tuttora chiamano ancora EUR 1 e le prove di avvenuta esportazione. Sul fatto dell’origine preferenziale invito tutti gli aspiranti logistic & export manager a tenere di fianco, come fosse una Bibbia, l’allegato 22-01 aggiornato (estratto dal regolamento Europeo 2446/2015) che definisce e regola la questione dell’origine preferenziale. In caso aveste dubbi, mi raccomando contattate un professionista, affidatevi a lui o richiedete un corso in azienda, in modo che possiate arrivare a gestire la cosa in modo autonomo. Non prendete decisioni avventate se non preparati. Mi raccomando, potrebbe essere estremamente pericoloso in caso di controllo dalle autorità preposte. La prova ufficiale di avvenuta esportazione è una sola. Sulla bolletta doganale è sempre indicato un numero di MRN (Movement Reference Number) che inizia con il codice Iso della nazione e le ultime due cifre dell’anno in corso (per quest’anno IT20 in Italia, in Francia sarà FR20) bisogna andare sul sito dell’ADM nella pagina MRN inserite il codice, se Italiano, e verificate l’uscita, stampando un PDF del risultato ed allegandolo alla documentazione della spedizione di riferimento a prova di avvenuta esportazione. Avete novanta giorni di tempo dall’emissione della bolletta doganale per fare questa verifica.

E con questo è tutto signore e signori. Spero di essere stato sufficientemente preciso e chiaro su quanto esposto in questi sei articoli. Non mi resta altro che augurarvi buone ferie, ci rivediamo se vi fa piacere al vostro ritorno per affrontare differenti argomenti.