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Posso vendere un prodotto rispettando i tempi di consegna richiesti?


La pianificazione delle attività di un’azienda produttiva non è cosa banale. E' necessario adeguarsi ai nuovi tempi di reazione richiesti dal mercato. Come fare?
Posso vendere un prodotto rispettando i tempi di consegna richiesti?

Come tutti sanno la pianificazione delle attività di un’azienda produttiva non è sempre cosa banale.

A onor del vero molte aziende si sono adattate alle richieste di lavoro dei propri clienti in fase di crescita e, quando la crescita è stata lenta e uniforme, la pianificazione si è implementata un pochino per volta.

Aumentare il lavoro di poco e a momenti alterni, ha permesso di gestire la pianificazione con la semplice esperienza dei titolari o dei responsabili di produzione.

In modo simile, quando la maggior parte dei clienti sono abitudinari e ordinano le stesse quantità dello stesso prodotto periodicamente ad intervalli piuttosto regolari, la pianificazione è piuttosto semplice e schematica.

In questi casi, se ci si ferma a riflettere, l’attività di pianificazione fondamentalmente non esiste: è una sorta di problema risolto una tantum, che periodicamente si ripresenta per essere leggermente “revisionato”.

Il mercato però, in molti settori, sta richiedendo un dinamismo sempre maggiore da parte delle aziende che devono, quindi, avere tempi di reazione alla richiesta di cambiamento sempre più snelli.

Uno dei mercati più soggetti a questo fattore è quello della GDO (Grande Distribuzione Organizzata). In questo caso i volumi sono altissimi, e con essi anche la variabilità del rapporto “quantità da consegnare”/”tempo di consegna richiesto”.

In questi casi, il problema di riuscire a soddisfare le esigenze del cliente rispettando le consegne è molto sentito.

Molte aziende, per paura di non farcela a fronte di richieste inaspettate, cercano di preparare scorte di magazzino…ma questo modo di lavorare comporta costi e rischi molto importanti e che si dovrebbero assolutamente evitare.

Inutile dire che quando si hanno questo tipo di dubbi anche le performance dei commerciali non possono essere ottimali.

L’unico modo per risolvere in modo efficace il problema è dotarsi di un software che permetta di rispondere in modo esatto alle seguenti domande:

Con le risorse e gli impegni attualmente in essere, posso garantire la consegna di questo nuovo ordine?

  1. Se si, come devo schedulare le attività?
  2. Se no, perché?

In generale si pensa che con un normale software ERP si possa risolvere il problema.

Questo però non è mai vero al 100% poiché tali software, per definizione, implementano una pianificazione in base a una serie di dati di partenza che comunque non sono aggiornati da una raccolta degli stessi eseguita in produzione e in tempo reale.

Solitamente è necessario affrontare una fase iniziale di inserimento di dati manuale ove si specificano le risorse necessarie a ciascuna fase produttiva per ciascun prodotto come tempi, materie prime, personale, macchinari, etc…

Se il software è di buona qualità, una volta inseriti anche tutti gli ordini clienti, si riuscirà comunque ad avere un prospetto di fattibilità abbastanza preciso.

Ma il problema principale, è che la manutenzione dei dati di partenza, spesso e volentieri riguarda solo ed esclusivamente i dati legati a nuovi prodotti, nuovi ordini e nuovi prezzi di materie prime d’acquisto.

Tali dati però sono tutti estremamente importanti per un calcolo corretto della pianificazione!

E garantire un corretto e costante aggiornamento di tutti questi dati è un costo molto importante.

Questo vuol dire che in caso di variazioni delle tempistiche, o delle rese di produzione (indipendentemente dalle cause), la pianificazione proposta dal software non sarà più corretta.

Questi cambiamenti sono subdoli poiché si hanno fin da subito, ma sono piccoli e variano aumentando gradualmente. Portano, quindi, a grosse perdite di tempo e denaro sia in modo esplicito sia in modo totalmente inconscio. Possono portare a RITARDI ad ANTICIPI o, ancor peggio a FALSI POSITIVI.

Quando si pensa a una errata pianificazione la prima cosa che viene in mente sono i RITARDI.

Ma non pensiamo solo a questi: ricordiamoci bene che per un’azienda implicano enormi perdite di tempo e denaro anche i momenti in cui ci si trova ad avere tempo lavorabile non sfruttato.

Tempo ove risorse come persone e/o macchine rimangono ferme ad aspettare.

E’ un disastro!

Questo è il caso degli ANTICIPI in cui la pianificazione ha portato a terminare le attività prima del tempo realmente calcolato.

Ma anche se la materia prima è deperibile un ANTICIPO è devastante: può rendere il materiale non consegnabile perché non rispetta ad esempio i giorni minimi di scadenza garantiti alla consegna.

RITARDI e ANTICIPI, quindi, si accumulano gradualmente nel tempo fino a quando capita che un giorno non si riesca a rispettare una consegna.

In questo caso il problema da essere inizialmente invisibile diventa PER FORTUNA esplicito.

Quando il problema diventa esplicito in queste modalità, le prime volte si cercano colpe e tipicamente le si assegnano al personale…o per un errore di inserimento dati o per errori durante le fasi produttive.

In sostanza non si trova la causa del reale problema.

Successivamente quando la frequenza degli errori inizia a diventare più importante si inizia a pensare che il software ERP non sia poi di così buona qualità.

Ma anche questo, potrebbe non essere vero!

La verità è che il sistema calcola la pianificazione basandosi su dati di partenza che non corrispondono più alla realtà.

Il caso peggiore invece è quello dei FALSI POSITIVI, in cui esiste un problema, ma non lo si riscontra perché tutto sommato, parlando di pianificazione, quello che succede nella realtà corrisponde e rispetta la pianificazione calcolata in precedenza.

Ma basandosi solamente su queste affermazioni, non è detto che non si stia comunque perdendo un sacco di tempo e denaro a causa di inefficienze di lavorazione.

Facendo l’esempio di una linea produttiva: non è detto che se all’installazione si pensava potesse lavorare un certo quantitativo di un certo prodotto in un certo tempo, questo sia vero anche oggi.

Le motivazioni possono essere delle più disparate.

Ma non è forse vero che quando si vanno a raccogliere ad esempio dati sui tempi di lavorazione di una linea, non lo si rifà quasi mai per un prodotto già in essere? Che lo si fa al 99% solo per prodotti nuovi? Che a volte non lo si fa nemmeno per quello e si prendono per buoni dati di un prodotto simile?

Questo porta la linea a lavorare “regolandosi” sempre per rispettare una tempistica definita una tantum e mai più aggiornata.

E da questo il FALSO POSITIVO: si continua a rispettare la pianificazione ma produttività ed efficienza della linea sono degradati. Si potrebbe quindi fare molto di più ma non lo si fa e si continuano a perdere tempo, denaro poiché i costi si alzano ingiustificatamente abbassando i margini.

Anche in questo caso il problema reale è l’effettivo non aggiornamento dei dati di partenza utilizzati per calcolare la pianificazione.

Per riuscire, quindi, ad avere un sistema che permetta una pianificazione corretta e un continuo monitoraggio di tempi e costi, è quello di avere un sistema che evolve i propri dati di partenza da solo, raccogliendoli automaticamente durante le fasi produttive.

Il sistema, ,deve, in fase di pianificazione, tenere comunque conto dei ritardi, degli anticipi, di produttività ed efficienza delle varie lavorazioni, ma soprattutto deve essere in grado di capire quando ci sono state variazioni dovute ad anomalie temporanee piuttosto che ad un degrado permanente di certe fasi produttive.

E’ necessario che tali informazioni siano evidenziate, a chi di dovere, in modo chiaro ed esaustivo.

Per come si sta evolvendo il mercato, un sistema funzionante non può essere altro che un sistema completamente integrato e che permetta questo tipo di dinamismo.

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