Rimborsi Spese a LUL


Obbligo di inserimento a LUL dei rimborsi spese
Rimborsi Spese a LUL
Nel Libro unico del lavoro (LUL) devono essere annotate, oltre ai dati anagrafici e delle presenze, le somme in denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro.
Sono comprese nelle registrazioni obbligatorie anche le somme erogate a titolo di rimborso spese.
Le annotazioni relative ai rimborsi spese vanno sempre eseguite sul Libro unico, anche se esenti fiscalmente e previdenzialmente.
L’annotazione può prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi specificati, purché si provveda a documentare ogni spesa con il sistema del documento o riepilogativo pié di lista.
L’eventuale mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale.

Spese Anticipate Dal Lavoratore
Eventuali somme rimborsate al dipendente che costituiscono una mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro, relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima, non devono essere indicate sul Libro unico.
L’esclusione di tali rimborsi spese dalla registrazione nel Libro unico ha un puro intento semplificativo, vale a dire di non duplicare registrazioni che possono trovare opportuno riscontro in scritture obbligatorie di carattere fiscale.

Spese Effettuate con Carta di Credito
Ai fini dell’individuazione dei rimborsi spese da indicare sul Libro unico, non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la qualità delle spese rimborsate.
Vanno indicate le spese che vengono rimborsate al lavoratore, sia forfettariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa, escludendo le fatture o le spese già direttamente intestate all’azienda.
Inoltre, eventuali fondi spese o fondi cassa anticipati al lavoratore non vanno indicati sul Libro
Studio Paghe Monza, mentre deve essere evidenziata la rendicontazione delle spese gestite attraverso detti fondi.
Il datore di lavoro deve comunque tenere a disposizione della vigilanza, su richiesta, un dettaglio analitico delle attività aziendali a riguardo.

Retribuzioni in Natura
Le retribuzioni in natura vanno iscritte nel Libro unico anche se fiscalmente e contributivamente esenti.
Tuttavia l’eventuale mancata annotazione di importi marginali quali a titolo esemplificativo i ticket-pasto, o importi non ricorrenti, potrà di regola non essere sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo o fiscale e purché il datore di lavoro fornisca analiticamente, su richiesta degli organi ispettivi, le informazioni relative anche a tali dazioni.

Amministratori e Rimborsi Spese
Le spese sostenute e rimborsate per l’attività di amministratore devono obbligatoriamente transitare a Libro unico. Nel caso in cui l’amministratore non percepisca nessun compenso, non essendoci l’obbligo di predisporre il Libro unico, risulta possibile omettere anche la registrazione dei rimborsi spese (in ogni caso tali rimborsi devono essere documentati nei modi ritenuti più opportuni, ad esempio: nota spese con allegati i relativi giustificativi). Le spese sostenute e rimborsate al socio amministratore per l’esercizio dell’attività aziendale (trattasi quindi di socio operante in azienda), e non per l’esercizio dell’attività di amministratore, non devono transitare dal Libro unico.

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di Marco Milan - Consulente del Lavoro

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