Riunioni chiare e veloci, cinque errori da evitare


Quanto durano, quante se ne fanno, con quale frequenza, sono alcuni indicatori da osservare per organizzare meglio il lavoro del gruppo
Riunioni chiare e veloci, cinque errori da evitare
Ho scritto un primo articolo su come organizzare riunioni veloci, chiare ed efficaci, che aiutino il gruppo di lavoro ad essere molto produttivo.
E’ un’esigenza che sentono in molti ed è per questo che ho iniziato a dare le prime indicazioni sugli errori da non fare e che invece comunemente avvengono.

Le riunioni sono poco amate da tutti, ma sono l’unico strumento di gestione dei lavori realizzati non dal singolo individuo, ma con la collaborazione di molti soggetti, che dunque vanno coordinati, aggiornati e gestiti. La maggior parte dei lavori è oggi di tipo collaborativo, cioè generato con il contributo di tante persone, per cui le riunioni sono necessarie proprio come strumento di project management, cioè di gestione di progetti.

Il difficile delle riunioni è il lavoro che devi fare prima ed anche dopo l’incontro, oltre che durante, per fare in modo che le cose avvengano nel tempo giusto e che le attività siano portate avanti dalle diverse persone coinvolte, entro le scadenze stabilite. Ed ecco allora alcune indicazioni.

La prima questione da affrontare è la durata. Non più di un’ora, al massimo un’ora e mezzo. Non oltre. Ci sono almeno tre ottimi motivi, tutti validi, che definiscono i sessanta minuti come il tempo ottimale, oltre cui non andare.

Il primo elemento da considerare è la soglia di attenzione dell’essere umano, che dura poco: i primi venti minuti siamo attenti. Nei successivi venti minuti riusciamo ancora ad ascoltare, ma con un’attenzione molto più bassa, molto meno della metà dei primi venti minuti, e dopo quaranta minuti siamo al lumicino, intorno ad un 20%.

Il secondo motivo per non eccedere con la lunghezza è ... il costo della riunione. Ti sei mai chiesto quanto costa una riunione? Consideriamo sei partecipanti ad una riunione di due ore. Consideriamo un costo medio lordo di una persona di € 40,00 all’ora, moltiplichiamo il tutto ed otteniamo che quella riunione ci è costata 480 euro, senza neanche esagerare sulle cifre del costo del personale, anzi tenendoci piuttosto moderati. Ecco un altro buon motivo per contenerle. D’altra parte rifletti. Ci sarà pure una buona ragione se tutti i mezzi tecnologici, come i calendari sui computer e sugli smartphone per definizione assegnano di default sessanta minuti come tempo della riunione e non mezz’ora né due ore.

Il terzo motivo che impatta sulla durata della riunione è la quantità di argomenti che abbiamo inserito nell’ordine del giorno. Se dura più di un’ora probabilmente abbiamo messo in agenda argomenti molto diversi tra loro. Meglio dividerli ed organizzare più riunioni e più veloci, ognuna dedicata ad un singolo tema. E’ un buon modo per evitare confusione e fraintendimenti ed aumentare la concentrazione sul singolo tema che si va a trattare. In questo modo aiutiamo i partecipanti a sopravvivere: pochi temi, ben organizzati, un po’ di discussione ma non troppa, e poi ... via, a lavorare, con le idee chiare e ben organizzate!

Altra questione su cui riflettere se vuoi gestire efficacemente le riunioni è la frequenza. E’ variabile, ma non può essere troppo ravvicinata, perché tra l’una e l’altra le persone devono avere il tempo di portare avanti le attività di loro competenza, in modo da fare step aggiuntivi, altrimenti è inutile riunirsi di nuovo. La riunione deve infatti portare elementi di aggiornamento per organizzarla, altrimenti è inutile e si perde solo tempo. In questa fase è molto importante il piano di lavoro che va condiviso con tutti, affinché ... le cose accadano e nei tempi previsti. Di questo ne riparleremo ancora.

Altra domanda da porsi per la buona pianificazione delle riunioni: quante farne. Il saggio direbbe: "quanto basta" ... per tenere aggiornate le persone e per fare in modo che i processi procedano, senza diventare eccessivi, anche perché sono le stesse persone che partecipano alle riunioni, che dovranno successivamente svolgere il lavoro individualmente. Se sono impegnate nella prima attività non fanno la seconda e viceversa. Ripeto: devono portare elementi nuovi, altrimenti sono inutili!

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