La gestione del tempo

Il tempo è una risorsa preziosissima, per questo è estremamente importante imparare a pianificare, programmare e gestire le nostre attività con capacità e successo. Le strategie sulla gestione del tempo e sulla pianificazione strategica degli obiettivi più all'avanguardia e più evolute oggi utilizzate forniscono tutte le abilità e le conoscenze necessarie a:

• non disperdere energie in cose inutili e improduttive;

• a risolvere situazioni problematiche e stressanti;

• a lavorare in funzione delle priorità invece che farsi influenzare dalle urgenze ed a sviluppare competenze e capacità personali di successo nei processi di delega e gestione dei gruppi di lavoro, come anche nelle normali attività quotidiane della nostra vita privata. 

Il rapporto col tempo determina la qualità della nostra vita, dunque se ventiquattro ore sembrano sempre poche, bisogna interrogarsi sulle proprie scelte e decidere di cambiarle, per gestire al meglio il proprio tempo. Le cose da fare nella giornata a volte si comportano come un gas in un recipiente: si comprimono se è piccolo, lo invadono tutto, dilatandosi, se è grande; il risultato è che comunque non resta alcuno spazio libero per sé.

Spesso si vive di corsa, con un ritmo sostenuto dall'adrenalina che cela una costante sensazione di stanchezza. E in più si è insoddisfatti, perché troppe sono le cose che restano fuori, e non di rado le più importanti. Sembra impossibile riuscire a gestire diversamente quello che appare come un inesorabile meccanismo a catena, eppure non lo è. Non esistono due persone al mondo che hanno precisamente la stessa idea di che cosa sia la perfetta gestione del tempo. Sfortunatamente, il tempo non può essere spento o acceso, rimpiazzato o immagazzinato. Il fabbisogno di tempo può essere difficile da stimare, complicato da rispettare e impossibile da riallocare senza togliere tempo ad altre attività.

Il problema fondamentale sta nel modo di concepire il proprio rapporto con il tempo: un rapporto sereno è quello che consente di rispettare gli impegni professionali, ma anche di stare con le persone che si amano e di prendersi cura del bene più prezioso che è la salute. Se è vero che non esiste un piano per gestire il tempo valido per tutte le situazioni, esistono alcuni principi basilari che si possono applicare ad un ampio ventaglio di casi.

Per prima cosa occorre analizzare la nostra relazione col tempo ed individuarne le aree problematiche. Per ciascuna di esse si possono usare delle tecniche di cambiamento. Si tratta di abitudini apprese negli anni, spesso disfunzionali, ma difficili da sradicare perché ormai del tutto automatiche e quasi inconsapevoli: per esempio, il perfezionismo, o il rimandare, o l'incapacità di delegare. Ma forse l'aspetto più importante di tutti è la scelta degli obiettivi. 

Si tende a rispondere in modo compulsivo alle urgenze, dimenticando le priorità. Soprattutto in campo professionale ci vuole coraggio e consapevolezza per decidere di non subire tutte le richieste che arrivano dall'esterno, per gestire assertivamente le interruzioni e i rapporti con gli altri; ma ciò si rivela vero anche in altri ambiti come quello familiare o amicale. Un lavoro preliminare d'organizzazione e di supervisione del tempo è una piccola perdita di tempo per guadagnarne moltissimo. Il time management è un processo attraverso il quale è possibile controllare il proprio tempo e gestire le proprie attività.

Per una efficace gestione del tempo occorrerà:

1. Monitorare l’attuale utilizzo del tempo; attraverso time sheet, checklist, piani di attività.

2. Chiarire i vostri traguardi e obiettivi, rendendoli raggiungibili, realistici, stimolanti

3. Usare modalità diverse per dare priorità a traguardi e obiettivi, includendo la delega di responsabilità.

4. Stimare la durata di compiti e attività, determinando come risparmiare tempo in futuro.

5. Pianificare la gestione dell’imprevisto, facendo piani di emergenza che garantiscano  periodi di quiete.

6. Usare metodi per la pianificazione del tempo e dire di no in maniera positiva.

Per programmare occorre dunque avere presente:

• Quali sono gli obiettivi nella nostra vita professionale e privata.

• Quali  le attività graduali per raggiungerli, da inserire nel quotidiano. (Sono i passi che ci avvicinano alle mete più vantaggiose).

• Quali le risorse e i mezzi  da utilizzare.

• Quali le persone  impegnate , con noi o senza di noi.

• Quali  le cose meno importanti : Una volta individuate vanno raggruppate, delegate, ignorate o fermate.

• Quali i momenti di revisione e di controllo.

È possibile migliorare questo processo individuando le aree di inefficienza e acquisendo maggiore controllo sui propri tempi. Alcune raccomandazioni utili a tale scopo sono:

• tenere un diagramma temporale giornaliero;

• compilare un time sheet;

• fare una lista di ciò che si realizza, quando e in quali tempi.

Nell’analizzare come effettivamente si utilizza il proprio tempo, chiedetevi:

• Ho dedicato sufficiente attenzione a pianificare e programmare la mia giornata

• Ho fatto una lista delle cose da fare e delle priorità?

• Sto facendo un ‘attività che potrebbe essere fatta da altri?

• Devo dedicare orari specifici a specifiche attività.

• Sono così impegnato nell’eliminazione delle attività a bassa priorità che non sto lasciando tempo per quelle ad alta priorità?

• Ci sono delle aree che voglio cambiare? Quali? Quali cambiamenti voglio apportare?

I vantaggi della programmazione del tempo saranno:

• visione d’insieme dei progetti, compiti, attività;

• un più rapido raggiungimento degli obiettivi professionali e privati;

• tempo risparmiato da dedicare a compiti importanti  e ad obiettivi essenziali (famiglia, creatività, tempo libero, direzione, collaborazione);

• meno nervosismo e stress, maggiore capacità di previsione di ciò che accadrà prima di sera.

L’allocazione dei tempi

Un principio chiave del time management è il principio di Pareto, comunemente conosciuto come la regola 80/20. Applicando questa regola al time management, il 20% delle vostre attività può produrre l’80% dei risultati.

Preparare un piano. Pianificare è l'elemento fondamentale della gestione del tempo: tutti i momenti della giornata acquistano valore, se inseriti in un piano. Ma creare un buon piano o una buona tabella di marcia non basta. Bisogna saperli implementare. Questo significa tener conto delle realtà del proprio lavoro quotidiano, lasciando spazio alle normali interruzioni, alle crisi e ai rinvii. Come quando compriamo un nuovo capo di abbigliamento: cerchiamo di prenderlo sempre un po' più largo, nel caso che si restringesse. I migliori piani per la gestione del tempo sono olistici e comprendono tutti gli aspetti della vita, non soltanto le ore di lavoro. Cercate di dividere in blocchi separati il tempo da dedicare alla famiglia, agli amici, agli interessi o progetti particolari: non lasciate a queste cose solo "il tempo che rimane", dopo aver svolto le vostre consuete attività. Facendo così avrete la possibilità di dare il giusto valore al vostro tempo libero, che non è meno importante delle ore dedicate al lavoro, e potrete eventualmente ripristinare l' equilibrio perduto.

Attività 1: Allocare i tempi Create un piano dei tempi. Programmate l’allocazione dei tempi e registrate il tempo effettivamente impiegato, che sia appropriato alla vostra situazione.  Giorno, settimana, mese, attività, data, tempo previsto, tempo dedicato, causa degli scostamenti.

I picchi personali di performance. I picchi di performance possono variare di persona in persona.  È utile comprendere quando sviluppare al massimo le proprie capacità di gestione e massimizzare l’uso del proprio tempo:

• Identificate il vostro ciclo dell’energia

• Usate i vostri picchi per concentrarvi sulle attività prioritarie

• Usate i vostri tempi “calanti” per svolgere attività semplici o di routine.Per molte persone, il momento di massima performance è al mattino Allo stesso modo, per molti il dopo pranzo è un momento “calante”.

Spesso c’è un ulteriore picco di attività più tardi nel corso della giornata. Per sfruttare al massimo il tempo, cercate di fare i lavori più difficili, quelli che richiedono il massimo di concentrazione e di efficienza nei momenti della giornata in cui la vostra attenzione e le vostre energie sono al livello più alto. Se potete concentrare queste attività nelle ore in cui sapete di poter essere interrotti meno spesso del solito, tanto meglio. Allo stesso modo, cercate di rinviare il lavoro di routine e i compiti meno importanti ai momenti della giornata in cui vi è più difficile concentrarvi. Il trucco sta nell'individuare le ore in cui rendete al massimo e nel programmare il vostro lavoro di conseguenza.

Attività 2: Il vostro momento di picco. Guardate il piano dei tempi dell’Attività 1 e riflettete sulla vostra “performance ideale” nel passato. Potreste modificare le vostre priorità in funzione dei vostri picchi di performance? Provateci utilizzando una lista delle cose da fare.

Definizione degli obiettivi. Dedicate il tempo necessario all’identificazione dei risultati che dovete conseguire, per quando e con quali priorità. Programmate le azioni su base annuale, mensile, settimanale e giornaliera per assicurare il conseguimento dei risultati. Una delle migliori regole da applicare nella pianificazione del tempo è quella di fissare le scadenze non in modo rigido, ma con una certa tolleranza. In altre parole, è una buona idea sovrastimare un po' il tempo previsto per svolgere un dato lavoro. Questo darà la sicurezza di poter finire il lavoro in tempo, anche se si verificano ritardi improvvisi. Suddividendo un lavoro di grosse dimensioni in parti più piccole e stabilendo il tempo entro cui compiere i singoli passi, potrete portare a termine quasi ogni progetto- e con molto meno stress di quello a cui andrete incontro se cercaste di fare tutto in una volta.

Tutti i grandi progetti richiedono una tabella di marcia, che indichi i passi più importanti o le mete da raggiungere lungo la strada della realizzazione finale. Se avete fissato delle scadenze realistiche (lasciando spazio ad eventuali "slittamenti"), il modo in cui procederete dovrebbe corrispondere al vostro piano iniziale. Lasciate il tempo per il monitoraggio, la revisione e la valutazione. Nel definire gli obiettivi, ricordate che il time management non consiste nel fare il più possibile ma nel fare le cose che consentano il raggiungimento dell’obiettivo

Attività 3: Controllare i tempi. Riprendendo l’Attività 1, considerate il tempo assegnato ad ogni attività e il tempo effettivamente dedicato. Decidete quali aspetti della vostra gestione dei tempi dovete migliorare. Ad attività completata chiedetevi : Qual è lo scostamento? Perché c’è stato uno scostamento? Come migliorare in futuro? 

Identificare le priorità. Le priorità vanno definite sia rispetto agli obiettivi identificati che rispetto agli altri soggetti con cui si linteragisce . Definire le priorità all’inizio dell’attività può aiutare a risparmiare molto tempo in corso d’opera. Ciò non significa che le priorità non possano essere riviste sulla base di nuovi elementi che non erano stati considerati inizialmente o emersi in seguito. Laddove diventi necessario cambiare le proprie priorità o quelle degli altri, bisogna mostrarsi all’altezza della situazione e pienamente consapevoli delle azioni da fare. Questo sarà possibile se verrà dedicato sufficiente tempo alla revisione delle performance e dei risultati, formalmente e informalmente, ad intervalli regolari secondo le necessità.

L’assegnazione iniziale di priorità vi aiuterà ad avere un’idea su: • Cosa fare  • Cosa fare prima • Cosa può essere posticipato • Cosa può essere delegato.

Vi sono attività che costituiscono in sé delle precondizioni per l’avvio di attività successive, mentre esistono attività che possono essere portate avanti in parallelo. Bisogna identificarle! Un modo per assegnare le priorità in maniera efficace è il metodo “urgenza e importanza”. Decidere cosa deve essere fatto prima (alta priorità) e cosa può essere lasciato ad un momento successivo (bassa priorità) o addirittura messo da parte. Un’attività può essere:

• Molto urgente e richiedere azione immediata

• Molto importante e richiedere molta attenzione.

Spesso si crede che urgente e importante siano la stessa cosa, ma non è così. L’urgenza implica un concetto di tempo, l’importanza un concetto di valore. Fissate dei limiti di tempo per le attività che richiedono maggiore concentrazione.  E’ importante altresì per una più efficace gestione del proprio tempo, delegare altri, soprattutto in campo professionale , a sostituirsi a noi ;  ed essere capaci di farlo.

Una delega efficace deve:

• alleggerire le attività di routine;

• lasciare più tempo per programmare;

• aumentare la capacità di gestire il proprio tempo;

• motivare e migliorare la soddisfazione professionale di coloro ai quali è diretta;

• sviluppare lo spirito di squadra;

• allontanare la noia;

• aumentare la produttività.

Una buona delega prevede una serie di passi. Innanzitutto è opportuno decidere:

• cosa delegare – considerando l’appropriatezza dei compiti, se delegarli interamente in parte. Ricordate di delegare sia le attività “piacevoli”, che quelle non percepite come tali!

• chi delegare – la persona alla quale si decide di affidare un lavoro deve possedere le competenze, le conoscenze, la motivazione e/o il potenziale per portare a termine l’attività.

Una volta stabilito a chi e cosa delegare, occorre: 

• Istruire la persona – dedicate il tempo necessario a spiegare l’attività. Siate chiari e precisi e assicuratevi che la persona abbia capito cosa fare. Specificate i risultati che vi aspettate di ottenere.

• Seguire l’attività – assicuratevi che vi sia una comunicazione a doppio senso, incoraggiando e fornendo un eventuale addestramento alla persona delegata.

• Monitorare i progressi – controllate che i passi iniziali siano correttamente compiuti e che vengano adottate sia delle scadenze intermedie che un sistema di feedback.

Imparate a concedere eventuali errori! Rivedere il processo – date feedback positivi – fate apprezzamenti e critiche costruttive.

Cose da fare e non fare nel processo di delega:

• Delegate le cose che non vorreste delegare;
• Delegate gli obiettivi, non le procedure;
• Fidatevi dei colleghi che delegate;
• Delegate sempre la persona più indicata e capace;
• Non delegate ciò che potreste eliminare;
• Non delegate cose che semplicemente non volete fare voi;
• Non “abdicate”.

Gli sprechi di tempo. Sono diverse le ragioni per le quali le persone sprecano il proprio tempo, per cui dovete identificare quali sono le vostre debolezze. Chi spreca il proprio tempo può essere classificato nelle seguenti categorie:

• dubbiosi – che non credono alla propria abilità nel lavoro;
• perfezionisti – che fissano degli standard eccessivamente elevati per sé stessi e di conseguenza non riescono a raggiungerli;
• ribelli – che vogliono mostrare di avere il pieno controllo della situazione, di sé e degli altri, lavorando sempre in emergenza e secondo scadenze dell’ultimo minuto; (prolungando eccessivamente le ore dedicate al processo lavorativo);
• sociali – che si lasciano coinvolgere in chiacchiere, prolungano la pausa pranzo, fanno continuamente pause caffè, ecc.

Le perdite di tempo dipendono in gran parte da: disorganizzazione personale, rinvio,incapacità a dire no, mancanza di interesse, stanchezza, perfezionismo inutile.

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