Usare excel come database, salvate il foglio di calcolo!

Penso che tutti abbiano usato almeno una volta Excel durante il corso dell’attività lavorativa. È uno di quegli strumenti indispensabili e diffusi che la quasi totalità delle aziende possiede e sfrutta da tantissimi anni.

Partiamo col dire che Excel è nato come “foglio di calcolo”, ovvero uno strumento che permette di fare calcoli complessi che richiederebbero molti passaggi per poter essere fatti a mano; con gli anni sono state integrate funzioni sempre più complesse e articolare, oltre alla possibilità di creare grafici, tabelle pivot, etc.

Con la sua diffusione, e la semplicità di utilizzo, questa sua prerogativa originaria è stata pian piano snaturata e da foglio di calcolo si è iniziato ad usarlo come modulo delle fatture, elaboratore grafico, archivio appuntamenti e chi più ne ha più ne metta.

L’uso più sconsiderato, ma anche il più diffuso, è fargli fare da DATABASE (in gergo DB) e considerarlo la Base Dati del proprio lavoro.

Nel corso degli anni mi è capitato spesso di vedere questa situazione e spesso sradicare questa consolidata usanza è un po' come convincere un mancino ad usare la mano destra o viceversa.

La maggior parte dei titolari di azienda che conosco hanno questa abitudine, sembra quasi che vengano fatti appositi corsi obbligatori di Excel per titolari prima di aprire l’attività, come se fosse obbligatorio dalla camera di commercio, mi informerò in merito.

Fino a quando parliamo di poche righe e poche colonne, diciamo che si può chiudere un occhio e farsi andar bene la cosa, ma quando si passa a fogli di lavoro con migliaia di righe e centinaia di colonne è un attimo che la cosa sfugga di mano.

A incentivare questa malsana usanza ci pensa anche “Mamma Microsoft” che nelle ultime versioni di Excel ha portato il limite di righe a poco più di un milione e le colonne a 65 mila! Già erano tante 65 mila righe e 256 colonne delle prime versioni, che quantomeno arginavano il problema, qui si potrebbe parlare di istigazione a delinquere!

Partiamo col capire come mai questa usanza: Excel ha la prerogativa di essere molto duttile e semplice da usare, quindi alla portata di chiunque per le sue funzioni di base. Chiunque l’abbia usato sa che copiare una cella su N celle è una passeggiata, usare un incrementatore numerico, metter bordi e colori, creare formule automatiche, etc. etc.
Quindi creare una sorta di tabella per anagrafiche clienti/fornitori, articoli, listini e via discorrendo è semplice, intuitivo e alla portata di tutti.

La tragedia però è dietro l’angolo, e quindi partiamo con gli svantaggi e le problematiche: Excel usa un sistema a righe e colonne che però non sono referenziate e univoche, questo vuol dire che la cella F5 rimane F5 solo se non aggiungo una riga prima o una colonna a sinistra; quindi quella cella, che magari uso come riferimento in un calcolo, può liberamente spaziare nell’intero foglio senza controllo e senza che mi avvisi.

Excel non ha un controllo di coerenza dati, ovvero non sa se in una determinata cella devo mettere un numero, una lettera o una data, è un programma di “bocca buona” mangia e accetta qualsiasi cosa inserisco. Se per sbaglio in una cella, dove dovrei mettere un numero, metto una lettera nel campo calcolato mi ritroverò l’odioso risultato #VALORE#, #NOME# o scritte simili. Vi è mai capitato? Quanto ci avete perso per trovare l’inghippo?

Excel salva i dati in un unico file, il famoso XLS o XLSX nelle versioni più recenti, e quando lo apre qualcuno gli altri possono solo aprirlo in sola lettura, quindi se siamo in due o più persone a lavorarci sopra dobbiamo rincorrere chi lo sta usando in quel momento per farglielo chiedere e poter lavorare.

Inoltre, essendo un file, rischio di cancellarlo in un attimo e di buttare alle ortiche anni lavoro oppure, se son stato previdente, perdo l’ultima giornata di lavoro perché ho fatto il backup (e su questo vi invito a leggere anche il mio articolo "Disaster Recovery: suona come un anatema, ma cos'è?").

E la lista di decuplica se iniziamo a parlare e a introdurre Macro e VBA (Visual Basic for Application) che consento di fare quasi i programmatori, però in un file di Excel.

Quindi in conclusione: SALVATE IL FOGLIO EXCEL! Fategli fare il foglio di calcolo, fategli fare le tabelle pivot e i grafici a torta, a barre a nuvola o come preferite, ma non fategli fare il DB.

A tal scopo esistono miriadi di programmi adatti anche gratuiti come SQL Express, MySQL, MariaDB, MongoDB, etc. oppure quelli a pagamento per gli ambienti più complessi; richiedono alcune conoscenze di base e infrastrutturali, ma nulla di trascendentale e un tecnico potrà aiutarvi a scegliere la versione più adatta a voi.