Time management: il telefono strumento prezioso o moderna schiavitù?

Quando parliamo di gestione del tempo tra le variabili che dobbiamo tenere in considerazione troviamo il telefono.

Oggi tutti noi siamo ‘sempre connessi’, spesso ci sentiamo in obbligo di rispondere ad un messaggio oppure ad una telefonata.

Siamo sicuri che il nostro modo di gestire lo ‘strumento telefono’ è corretto?

Se vogliamo massimizzare la nostra produttività è indispensabile che assegniamo al telefono il giusto ruolo che gli compete.

Un modo efficace, ad esempio, per non esserne schiavi è quello di utilizzare il filtro della segreteria, sia quella pre-impostata sia quella fisica.

Fermiamoci un momento e pensiamo: quanti sono i messaggi o le telefonate che effettivamente non possono attendere qualche ora prima di avere una nostra risposta?

La verità è che diventiamo schiavi di questa distrazione tanto che non riusciamo a fare a meno di chiederci: chi ci sta inviando un messaggio? Oppure: chi ci sta chiamando?

Ogni interruzione diventa una perdita di tempo e il tempo, una volta perso, è difficile se non impossibile da recuperare.

Allora proviamo a darci qualche regola.

In riunione sia con i collaboratori che con il capo o con un cliente blocchiamo le telefonate. Nulla è così urgente che non possa aspettare un po’. Raggruppiamo le telefonate e una volta raggruppate, se dobbiamo fare una serie di telefonate, ritagliamoci un lasso di tempo, ad esempio mezz’ora, e dedichiamo il nostro tempo solo alle telefonate. Apriamo finestra ‘telefonate’ nel nostro tempo.

Ordiniamo tutte le telefonate, diamo loro una priorità, programmiamo per ciascuna la durata. Per ogni telefonata è utile fare una scaletta di ciò che si deve dire durante la conversazione e, se invece si deve ascoltare, facciamo in modo di prendere appunti.

Non dimentichiamoci di essere cortesi e professionali.

Quando telefoniamo, se il nostro interlocutore ci fa capire che non è il momento, dobbiamo concordare bene con lui i tempi di richiamata. Questo processo deve svolgersi solamente in due battute, massimo tre altrimenti rischiamo di cadere nel ‘loop' dell’inseguimento telefonico a cui è difficile mettere la parola fine.

Questi sono solo alcuni input che possono risultare utili nella gestione del nostro tempo e il loro semplice utilizzo ci consentiranno di essere più produttivi ed efficaci nella nostra attività. Il time management si articola in molteplici altri aspetti, ma è solo uno degli strumenti che possiamo adottare per migliorare la qualità della nostra vita.

E intraprendere un percorso di coaching? Ci avete mai pensato? Vi spiego come funziona!

Se volete fare chiarezza, migliorare la vostra attività potete contattarmi e prendere un appuntamento. Insieme scopriremo come potrete fare il salto di qualità nella vita e nel lavoro.