La fattura elettronica: da problema a opportunità

La fatturazione elettronica è certamente la novità più devastante da un punto di vista amministrativo con cui le aziende ed i professionisti si sono venuti a scontrare negli ultimi anni.

Con essa, viene a mancare quel sicuro punto di riferimento che il documento cartaceo ha sempre rappresentato, memori dell’antico proverbio “dove è scritto ci si legge”.

Però, se ci pensiamo bene, con il documento cartaceo non erano tutte rose e fiori.

Chi non ha mai dovuto affrontare il problema delle fatture passive che non arrivavano a destinazione?  Chi non ha mai dovuto combattere con la raccolta dei documenti, che diventa spasmodica specie in prossimità di fine anno?  Senza contare l’onere, forse lieve, ma comunque presente, di attribuzione del numero progressivo.

E’ pur vero che negli ultimi anni si è diffuso l’invio di file in formato pdf mediante posta elettronica, ma tale abitudine, non essendo comune a tutti i fornitori, non permetteva in ogni caso l’instaurazione di una procedura di ricezione-visto-registrazione che potesse essere valida per tutti i documenti.

Anche con la fatturazione attiva qualche problema c’era: di spazio fisico, innanzitutto; di fatture emesse ma non pervenute al cliente, con conseguente onere di inviarle nuovamente; nella facilità di reperimento e visione in caso di necessità di consultazione.

Ecco che allora il nuovo obbligo di fatturazione elettronica, certamente fastidioso, oneroso, complicato, può però darci qualche opportunità di migliorare la nostra struttura organizzativa.

Innanzitutto, le fatture emesse sono già di per sé ordinate e conservate, facili da ricercare e da consultare.  Vi è certamente l’onere della loro redazione ed invio telematico, ma viene però meno il tempo impiegato nella loro foratura e successivo inserimento negli appositi faldoni.  Faldoni che si accumulavano e necessitavano saltuariamente di spostamento.  

Inoltre, più o meno tutti i programmi di contabilità e fatturazione sono integrati con il nuovo obbligo, con la conseguenza che le fatture elettroniche vengono redatte più o meno allo stesso modo di prima, ma viene invece meno l’obbligo di spedizione, sia per posta ordinaria che con e-mail.

Forse il tempo risparmiato sembrerà inferiore a quello speso, ma ne siamo proprio sicuri?

Anche per le fatture ricevute l’archiviazione e la conservazione viene già eseguita, per cui da questo punto di vista siamo coperti.

La registrazione delle stesse può invece comportare, apparentemente, qualche adempimento in più.

Si può decidere di stamparle e poi procedere manualmente come fatto da sempre, ma si può anche ottenere dalle case di software un’implementazione dei programmi al fine di eseguire in automatico la registrazione ai fini IVA.  

Oppure, per fare ancora un passo avanti, si può ottenere che per le fatture di un fornitore sia eseguita anche automaticamente l’imputazione a costo (si pensi alle fatture delle utenze).
Insomma, dato che ci viene imposto questo obbligo, almeno cerchiamo di vederne i non trascurabili lati positivi.