Time management: la gestione del tempo

Il time management di colloca a pieno diritto fra le materie oggetto dell’organizzazione aziendale.

La riduzione dei costi e l’esaltazione della produttività hanno una ricaduta organizzativa che comporta la riduzione degli organici e il super impiego degli stessi. Una corretta gestione del tempo è quindi indispensabile per la gestione delle risorse umane oltre che per la crescita professionale e personale del manager, sviluppando, fra l’altro, le sue doti di leadership.

Si sono scritti fiumi d’inchiostro sull’argomento e tutti gli autori, immancabilmente, nella premessa delle loro opere affermano che il tempo è una risorsa estremamente democratica, tutti, ma proprio tutti a prescindere dal ceto o dal reddito ogni giorno hanno a disposizione lo stesso numero di ore, minuti, secondi.

Sta quindi a noi tutti imparare a gestire le nostre giornate in modo da far sì che esse siano piene, produttive, e che alla fine della giornata non ci resti quel senso d’insoddisfazione, d’incompletezza, l’amara sensazione di aver sprecato un’altra giornata della nostra vita.

Il Time management da due punti di vista

Il Time management può essere approcciato da due differenti punti di vista, quello che ci insegna a gestire tutti i momenti e i comportamenti della nostra giornata e quello meramente organizzativo che si basa fondamentalmente su un’efficiente gestione dell’agenda.

Nel primo caso, il lavoratore, il manager e anche lo studente, ognuno adattando il metodo alle proprie esigenze e caratteristiche peculiari, deve adottare una serie di comportamenti virtuosi che ci dovrebbero consentire non solo di migliorare la nostra giornata lavorativa, ma anche, la nostra intera esistenza.

In buona sostanza si può sintetizzare dicendo che all’inizio di ogni nostra giornata oltre ad avere un numero limitato di minuti a nostra disposizione, abbiamo anche un tot di energie mentali da utilizzare correttamente.

Obiettivo primario delle tecniche di time management diventa quindi quello di porre in essere una serie di comportamenti virtuosi che ci consentono di non sprecare le nostre energie mentali, evitando ovviamente tutte quelle cattive abitudini che dissolvono le nostre energie rendendo complicato il raggiungimento dei nostri obiettivi professionali e personali.

Oltre a porre in essere una serie di routine quotidiane che ci consentono d'iniziare le nostre giornate nel modo giusto, con la maggior carica d'energia possibile, obiettivo delle tecniche di gestione del tempo sono volte a ridurre gli sprechi di tali energie. Le nostre energie mentali e il nostro tempo sono quotidianamente divorati da svariati “mangia tempo” che le tecniche di Time management ci insegnano ad evitare o gestire.

Lo stress e le distrazioni virtuali e non sono certamente i “mangia tempo” più comuni che ci impediscono di avere una giornata e una vita, piena, produttiva e appagante. Lo stress provoca un eccessivo dispendio di energie nervose, aumenta la fatica e ci rende inefficienti nel lavoro e insoddisfatti nella vita. Si tratta di una risposta psicologica e fisiologica che l'organismo mette in atto nei confronti di compiti, difficoltà o eventi della vita valutati come eccessivi o pericolosi. La sensazione che si prova in una situazione di stress è di essere di fronte ad una forte pressione mentale ed emotiva, di non essere in grado di fare fronte agli eventi ed essere sopraffatti e impotenti di fronte a impegni, percepiti più grandi delle proprie possibilità di gestione.

Tutto ciò talvolta accade per una distorsione temporale di come il nostro cervello percepisce il tempo a disposizione per svolgere i compiti a noi assegnati. La nostra mente pensando intensamente a tutte le attività che dobbiamo compiere si autoconvince di dover realizzare tutto il lavoro nel medesimo istante e genera nel nostro corpo forti reazioni emozionali.  

Per combattere lo stress in modo efficace bisogna cercare di avere una percezione realistica degli impegni e delle attività da compiersi. Bisogna far in modo, all’inizio di ogni settimana e giornata lavorativa, di percepire i nostri impegni per la loro reale dimensione ed importanza.

Ebbene cerchiamo di ridurre gli impegni nella nostra agenda. Possiamo predisporre un elenco su un foglio di carta in cui elencare tutte le attività, gli impegni professionali e personali che dobbiamo svolgere in un determinato arco temporale. Attribuiamo un punteggio da 10 a 1 (quindi dalle attività molto importanti a quelle per nulla importanti) a tutto ciò che avremo scritto sul foglio.

Il fatto stesso di aver trasferito su carta i nostri impegni ce li farà percepire più razionalmente. Individuando i progetti importanti e quelli che non lo sono va da sé che abbiamo già un’ulteriore soluzione al nostro problema di stress. Depenniamo dalla lista tutte le attività cui abbiamo attribuito un punteggio inferiore al sette. Ciò ci consentirà di affrontare con maggior consapevolezza le attività veramente importanti della nostra vita, riducendo il senso di stress che ci fa affrontare in modo improduttivo il nostro tempo.

Per gli impegni che non abbiamo depennato capiamo infine entro quando devono essere portati a termine, definiamo quante ore lavorative necessita il loro corretto svolgimento e infine definiamo anche la loro importanza nel contesto, non solo del nostro lavoro, ma anche della nostra vita. Nel momento in cui riusciamo a identificare ogni nostro impegno nelle sue reali dimensioni temporali, il senso di sopraffazione si attenua.

Ovviamente non finisce qui. Il nostro cervello ci pone altri trabocchetti che possono alterare le nostre capacità cognitive riducendo la nostra efficacia nel lavoro o nello studio.

Parliamo ad esempio degli “open loops”. Per “open loops” o anelli aperti s’intende la tecnica di scrittura persuasiva utilizzata per suscitare curiosità e aspettative nel lettore e sfruttata ampiamente dagli sceneggiatori delle serie televisive. Lasciare alla fine di ogni episodio delle situazioni indefinite fa sì che lo spettatore resti con la curiosità su cosa debba accadere e certamente guardi anche l’episodio successivo. Gli scrittori sfruttano un meccanismo della nostra mente molto potente e radicato. Ogni qual volta iniziamo un progetto senza averlo portato a termine si genere un anello aperto che genera uno stato di tensione mentale che continua ad occupare parte della nostra attenzione assorbendo le nostre energie mentali.

Una volta che dovessimo riuscire a gestire lo stress, riducendo gli impegni, inquadrandoli nelle loro reali “dimensioni” temporali ed infine evitando di mantenere troppi anelli aperti nella nostra vita, abbiamo ancora tanti piccoli problemi da risolvere.

La nostra attività lavorativa e di studio è spesso interrotta da mille distrazioni. Consideriamo tale anche il mitico multitasking. Facciamo in modo di fare una cosa alla volta. Essere multitasking è un falso mito. Facendo più cose contemporaneamente ci si concentra di meno su ognuna di esse svolgendo il compito in modo peggiore e mettendoci complessivamente più tempo del necessario.

Ogni qualvolta si cambia attività, e ciò ovviamente vale per ogni interruzione del nostro lavoro, pago un costo di concentrazione. Più è impegnativo il lavoro svolto più alto è il costo che pago in termini di tempo necessari a tornare a lavorare con la giusta attenzione e concentrazione.

Le altre distrazioni sono quelle che assalgono ogni nostra giornata lavorativa. Le telefonate, lo smartphone con tutte le sue inutili distrazioni digitali, le notifiche dei mille social che utilizziamo ecc.  Si stima che ogni adulto utilizza mediamente due ore della propria giornata sui social. Ciò evidentemente oltre che far perdere il tempo utilizzato sui social ci fa pagare ogni volta qual costo in termini di tempo necessario a tornare al dovuto stato d’impegno e concentrazione. Una delle possibili soluzioni è quella di rendere meno facile accedere ai social, disattivare tutte le notifiche e non rispondere (salvo eccezioni) alle telefonate.

Al fine d'isolarci ulteriormente dalle distrazioni un metodo efficace consiste nel dedicarci degli spazi di assoluta concentrazione in ciò che facciamo. Per esempio può essere utile cronometrare l’attività di lavoro: 25 minuti continuativi e concentrati, intervallando ogni fase di lavoro intenso con 5 minuti di relax (non social) assoluto. Ogni quattro turni di lavoro programmiamo una pausa maggiore di quindici minuti. Nell’arco della giornata programmiamo uno o più momenti in cui rispondere a mail e telefonate. In questo modo possiamo organizzare la nostra agenda, in base alle attività programmate da svolgere, calcolando il numero di fasi di lavoro necessarie per il completamento di ogni attività. I risultati sono sorprendenti.

Gestione efficace dell’agenda

Come affrontare le sfide e gli impegni di ogni giornata lavorativa? Ciò che certamente non si deve fare è saltare da un impegno all’altro, buttandosi a capofitto nei lavori man mano che si presentano o che scadono, inseguendo le urgenze. In questo modo infatti si rischia di spostarsi da un compito ad un altro, creando disordine, sprecando moltissimo tempo e restando a fine giornata con gran parte del lavoro ancora da svolgere un altissimo stress, mille anelli aperti e un fortissimo stato d’inconcludenza.

Il metodo più elementare consiste, come si è visto nel redigere una lista che, se come si è visto riduce lo stress dall’altro certamente non costituisce una gestione professionale del tempo, e, la mancata programmazione delle attività da svolgere può comportare di dover lavorare sempre in affanno, inseguendo le urgenze e con una bassissima qualità della vita e del lavoro. L’organizzazione della nostra agenda dovrà avvenire suddividendo le attività da svolgere secondo due differenti parametri:

• importanza
• urgenza.

L’importanza è sinonimo di rilevanza. Una cosa è importante se produce un alto impatto in termini di risultati tecnici o economici o legislativi o finanziari o di benessere psico-fisico. Per capire se è una cosa è importante basta chiedersi quali sarebbero le consegue se non venisse svolta o venisse svolta male. Suddividiamo le nostre attività da svolgere in un determinato periodo di tempo in base alla loro importanza elencandole via via dalla più importante alla meno importante.

L’urgenza è definita dalla scadenza temporale. Un compito è davvero urgente se scade nel breve o brevissimo termine senza possibilità di procrastinazione. Suddividiamo le nostre attività elencandole per scadenza progressiva.

Bisogna fare attenzione a non confondere l’urgenza con l’importanza. Una corretta ed efficace gestione del tempo dovrebbe consentirci di ridurre le attività urgenti riuscendo a programmarle prima che diventino tali. Ciò ci consentirà di evitare d’inseguire le scadenze programmando in modo più efficiente il lavoro e la vita. 

Uno dei possibili strumenti che possiamo a tal fine utilizzare per gestire le nostre attività suddividendole in importanti e urgenti è la cosiddetta matrice di Eisenhower. Suddividiamo un foglio di carta in quattro quadranti. Nel primo quadrante andremo a inserire le attività sia importanti che urgenti, nel secondo quadrante le attività importanti ma non urgenti, nel terzo quadrante le attività urgenti ma non importanti e infine nel quarto le attività né importanti né urgenti. Il primo quadrante contiene le vere priorità, le cose sia importanti che urgenti che devono essere immediatamente eseguite.

Il secondo quadrante contiene le attività che seppur importanti non sono urgenti.  Si tratta del cosiddetto quadrante della pianificazione. Le attività seppur molto importanti hanno una lunga scadenza o, addirittura ne sono privi. Riuscire ad ampliare il tempo dedicato al secondo quadrante ci consentirà di ridurre tutti gli altri, programmando le attività importanti prima che diventino urgenti, e creando i presupposti per il successo nel lavoro e nella vita. Un piccolo trucco consiste semplicemente nel dedicare un tot di ore giornaliere per l’espletamento di tutte quelle attività estremamente importanti ma non ancora urgenti. Si pensi a quanto sia importante la formazione o il marketing, attività prive di scadenza ma che possono fare una grande differenza nel futuro.

Il quadrante tre contiene quelle attività caratterizzate dalla prepotenza dell’urgenza, telefonate, mail, riunioni, imprevisti o interruzioni che spesso occupano in modo estremamente inefficiente le nostre giornate. Gli impegni del quadrante tre andrebbero svolti il più rapidamente possibile oppure delegati e, se possibile eliminati.

Il quadrante quattro contiene le attività banali svolte per abitudine o per distrazione. Il quadrante dovrebbe essere ovviamente vuoto.

La matrice deve essere utilizzata per decidere a cosa dedicare tempo quando dedicarlo e quanto dedicarne. La parola chiave è: pianificazione. Dedicare tempo al tempo è il modo migliore per imparare a gestirlo efficacemente

L’utilizzo della matrice dovrà essere effettuato con una programmazione almeno semestrale, con una successiva suddivisione mensile e infine settimanale e giornaliera. A seconda del periodo di riferimento si sarà via via più precisi, riuscendo tuttavia fin da subito a programmare i tempi che sarà opportuno dedicare ad ogni quadrante. E’ quindi importante prendere nota di tutte le attività da svolgere in ogni periodo di riferimento e delle relative scadenze creando una semplice lista in cui indicare, per ogni attività, la relativa scadenza. Per ogni attività inserita dovremo prevedere quanto tempo sarà necessario per svolgerla il che ci consente di capire quando attivarsi per rispettare le scadenze. Tutte le attività dovranno essere suddivise secondo la matrice di Eisenhower. Segniamo infine il piano d’azione su un’agenda cartacea o elettronica avendo cura di consultarla ogni giorno.

Se all’inizio del semestre, non siamo sempre in grado di sapere quali attività dovremo svolgere nei mesi successivi sarà sufficiente prenotare il tempo in agenda, riservando le ore da dedicare ai diversi quadranti della matrice. Se ad esempio non possiamo di sapere quali corsi professionali seguire, potremo tuttavia decidere di dedicare a questa attività fondamentale un certo numero di ore settimanali in modo da poterle concretamente utilizzare quando si avranno maggiori informazioni. Lo stesso discorso vale per tutte le attività importanti legate al nostro lavoro e alla nostra vita. Mensilmente e settimanalmente poi si andranno a suddividere le attività, ora diventate certe, in base ai parametri di importanza e urgenza considerati congiuntamente.

Molto importante programmare una certa percentuale del tempo di ogni giornata per gli imprevisti. Lasciate degli spazi pari al 20/30% del tempo come cuscinetti per assorbire gli imprevisti. Ove non dovessero verificare potremo utilizzare il tempo a nostra disposizione per programmare nuove attività, formarci o semplicemente rilassarci. L’agenda, come detto va consultata ogni giorno, depennando quotidianamente le attività portate a termine. Ciò che per qualsiasi motivo non fossimo riusciti a terminare tutto il lavoro esso va immediatamente riprogrammato per non correre il rischio di dimenticarlo.

In conclusione, diamoci delle regole comportamentali, gestiamo in modo efficiente la nostra vita, riduciamo lo stress e concentriamoci sulle cose veramente importanti. Il time management ci deve consentire non solo di essere più produttivi ma fondamentalmente di vivere meglio, riuscendo ad ottenere i risultati professionali e personali e ad avere una vita migliore.

Letture consigliate e fonti:

Time Management di Francesco Muzzarelli Edito da GoodMood;

Riconquista il tuo tempo, di Andrea Giuliodori Edito da Mondadori Libri S.p.A.;

Time Management di Paolo Ruggeri Edito da GoodMood.